使用电子邮件（特别是 Outlook）作为知识存储的替代方案？

Question

我怀疑，和许多人一样，我使用工作电子邮件帐户（通过 Outlook 2007 访问）来存储信息。我通常会尝试将类似的东西分组到文件夹和子文件夹中，但如果文件夹太多，这种方法就变得非常麻烦。特别是，使用 Outlook 的树形结构来定位东西可能很困难。（顺便说一句：我还没有遇到一个好的免费 Outlook 搜索插件。）

我意识到 Outlook 不是存储我的所有信息的最佳场所，而且我不愿意这样做。

在理想世界中我希望能够将 Outlook 中存储的所有信息整理到 MindMap 中（我选择的软件是自由的心灵) 或 Wiki。

为了维护电子邮件审计线索，我考虑过将个人电子邮件保存为文件，使用思维导图或 Wiki 将它们链接起来。大家对此有什么看法？（我不能说我很喜欢导出过程的想法！）

无论我做什么都会带来一些痛苦（例如设置 Wiki/MindMap）或坚持使用 Outlook 当前提供的功能。

有人遇到过同样的情况吗？有人从 Outlook 中批量迁移过信息吗？如果有，最好的方法是什么？有什么想法或替代建议吗？

Answer 1

我使用 Google Mail 来实现这一点。全局搜索与标记功能相结合，对于您知道自己读过但记不住在哪里的内容非常有用。

Answer 2

我尝试过使用连接到 Outlook 的 SharePoint 讨论，但收效甚微。也许 2010 版 Outlook/SharePoint 会让情况变得更好...

您可能还会发现如有疑问，请公开有趣的读物。

Answer 3

作为一个从 1970 年代就开始使用电子邮件的人，我尝试了几乎所有常用的方法。然而，我已经几乎永久地适应了这种情况：

• 我使用邮件过滤器扫描我所有的旧邮件文件，并将感兴趣的邮件拉到基本类别中 - 作为副本，而不是移动！
• 我按原样保存了原始收件箱帖子，但将它们（并将其结束日期作为文件名的一部分）移动到专门为这些收件箱设置的子目录中。
• 我使用 grep 从文件系统中查找所需内容。它通过文件系统机制提供了足够的粒度。
• 然后我回到邮件阅读器来阅读通过 grep 找到的项目。

请注意，grep 可以在匹配行之前和之后为您提供一个窗口。编写一些巧妙的脚本可以为您提供非常强大的搜索能力，并且您可以在自己的磁盘空间上管理它……

最后，我绝对不会使用 Outlook - 如果你问我，它只是麻烦的恶意软件。我想访问我的原始数据，谢谢！

逆转录

Answer 4

我建议使用 SharePoint 作为此类信息的最佳存储库，原因如下：

• SharePoint 提供对包括电子邮件和电子邮件中的附件在内的内容的索引搜索。
• 如果您的 SharePoint 环境暴露在网络上，您现在可以从任何网络浏览器访问您的知识存储。
• SharePoint 是一个高度可配置的环境，因此您可以创建元数据列，以适合您的方式对您的项目进行分类。在 SharePoint 2010 中，我建议研究标记和分类法（托管元数据）。这提供了即时分类信息和搜索/浏览知识库的完美方式。
• 您可以在 SharePoint 中存储几乎任何类型的文件，这意味着相同的知识存储不仅可以用于电子邮件，还可以用于其他知识片段（Office 文件、网站链接等）
• 该解决方案可扩展到不止您一个人！您可以授予人们访问您知识库的全部或部分权限。在商业情况下，您可以为各个员工设置不同的 SharePoint 网站或库，但也可以针对项目或工作设置专用的库或网站，以便与该项目/工作相关的所有电子邮件/文档都集中存储，并可供需要它们的人查看。
• SharePoint 提供了单一的集中存储用于备份。

虽然 SharePoint 是一个很好的信息存储库，但将您的电子邮件和其他文件放入 SharePoint 并应用您的元数据（例如类别、用关键字标记）并不像您期望的那样简单和快捷。

市场上有许多商业产品可以满足这一要求。（注：我隶属于 OnePlaceMail）

您可以从以下位置下载 OnePlaceMail 的过期试用版http://www.scinaptic.com/outlook-to-sharepoint-integration.html。

OnePlaceMail 示例功能包括：

• 发送并保存电子邮件至 SharePoint
• 使用简单的拖放操作将电子邮件从 Outlook 保存到 SharePoint
• 自动捕获电子邮件属性，例如收件人、发件人、抄送、密送、主题、类别等...
• 保存电子邮件时输入其他 SharePoint 列信息（元数据）
• 电子邮件以 .msg 格式保存在 SharePoint 中
• 将电子邮件附件从 Outlook 拖放到 SharePoint 中
• 从文件资源管理器将文档保存到 SharePoint
• 将 Microsoft Office 文档保存到 SharePoint
• 在 Outlook 中使用 SharePoint