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使 PDF 表格能够复制到 Excel 中？（InDesign）

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使 PDF 表格能够复制到 Excel 中？（InDesign）

我的组织正在发布数据表，有以下两个设计要求：

  • 必须是 PDF 格式，以保留我们的品牌风格和格式，供想要打印表格作为参考的人使用
  • 对于想要自己分析数据的人来说，必须易于将数据复制并粘贴到 Excel（或其他电子表格软件）中。

问题是，我尝试过在 InDesign 中导出带标签的 PDF 的每种设置组合，数据都会粘贴到 Excel 的同一列中，从而丢失了结构。

我们意识到，从 PDF 中获取数据的问题一直是人们的困扰，也是许多已发布报告中常见的设计缺陷 - 我们很乐意成为解决方案的一部分，而不是问题的一部分。我们如何设置 PDF 表格，以便将其干净地复制到电子表格软件中？

我确信一定有一些选项被我忽略了。如果没有，基于插件、代码或非 InDesign 软件的解决方案也是受欢迎的，只要它不需要下载 PDF 的用户进行额外的工作或安装软件即可。

（一个有趣的额外细节是，Adobe Acrobat Pro 有一个选项“将表格作为电子表格打开”，只要 PDF 导出时启用了标签，该选项就可以正常工作 - 但我们不能依赖我们的阅读器拥有 Acrobat。由于此功能有效，PDF 中必须有足够的关于表格结构的数据……但出于某种原因，它没有在这些设置下使用）

答案1

为什么不能将表格作为电子表格提供单独下载？

在原始文档中放置一个链接，内容为：“如果您希望将此数据作为电子表格用于自己的分析，请单击此处下载。”该链接将把用户带到一个包含所有电子表格的网页。XLS（或 CSV，或您想要使用的任何文件格式）只需要最低限度的格式，例如您的公司名称和联系信息，并且 PDF 的品牌标识将被保留。

这是可能的在 Acrobat Pro 中将文本导出为 Word 文档，其中包含表格，然后可以将其粘贴到 Excel 中，但我认为您希望步骤尽可能少。我认为您追求手段而牺牲了目的。如果您希望用户拥有电子表格，请给他们一个。

答案2

即兴地说，我认为最简单的解决方案是将文档和电子表格包含在 PDF 组合中。据我所知，Acrobat 自 v8 以来就具有此功能。您可能遇到的唯一问题是，如果第三方解决方案不理解组合，人们会使用 Reader 以外的其他程序来打开 PDF，但无论如何，Reader 是唯一完全可靠的阅读 PDF 的方式（作为一名平面设计师，我几乎每次将 PDF 校样发送给使用 Mac Preview 或其他未真正实现完整 PDF 规范的“PDF 查看器”的客户时都会遇到问题）。

答案3

最后，我按照 mtone 在对 Alan G 的回答的评论中的建议使用了 PDF 附件。以下是如何向 PDF 添加附件（快速摘要：在 Acrobat X Pro 中，只需单击右侧的回形针图标，然后从该窗口添加文件并保存）。

以下是我对这两个选项进行的基本测试的结果：

附件

  • 在 Acrobat 和 Reader 中
    • 打开时以正常方式显示 PDF，页面左侧的“附件”面板默认打开，显示附件（非常小）和文件类型特定的图标（也非常小）。文件名非常短，因此为了让普通用户清楚了解发生了什么，一个非常短的、不言自明的文件名（例如“DATA.xls”）是个好主意。
  • 在非 Adob​​e 中（例如 Chrome、Mac Preview）
    • 正常打开 PDF。没有证据表明有附件，也没有任何明显的方法来访问附件（如果用户期望的话）。也就是说，与没有附件相比，除了文件大小增加外，也没有任何危害。

PDF 包

  • 在 Acrobat 和 Reader 中
    • 显示的界面非常不同。您可以选择几种（在我看来相当俗气的）2006 风格“wooshy”界面来点击浏览作品集的内容，其中每个项目都需要双击才能看到预览以外的内容。它们都非常分散注意力，对于期待普通 PDF 的人来说也不是很直观。主 PDF 的第一页预览在中心。如果它不止一页，普通用户可能不会意识到他们可以通过双击打开它来获得更多页面 - 熟悉“PDF 页面翻页器”界面的人可能会认为他们看到的内容就是他们可以获得的所有页面。
  • 在旧版本的 Reader/Acrobat 中（7 及更早版本）
    • 根据此主题，投资组合被视为带有附件的 PDF，但会显示一条“看涨”消息，要求用户升级。讨论了许多这种情况不受欢迎的情况，导致浪费时间和分心。
  • 在非 Adob​​e 中（例如 Chrome、Mac Preview）
    • 一条丑陋的大消息告诉用户获取 Adob​​e Reader，并且如果这不是一个选项，我看不到用户只查看原始 PDF 的方法（例如，如果他们在受控网络上，或者，如果他们不想安装~500 MB（！！）的软件只为了查看一个 PDF...）。

就我而言，附件绝对是更好的选择 - 我们的 PDF 刻意设计得简单（用于家庭使用，而不是专业打印），因此跨客户端兼容性很重要，不给我们的最终用户带来更多工作或烦恼也非常重要。此外，对于我们来说，产品组合相对于附件的关键“功能”（流畅的界面）更像是一种干扰，而不是好处。

如果你选择投资组合，请检查Matthew Oglethorpe 在上述链接主题中对 PDF Portfolio 向后兼容性的评论。显然，如果您在“垂直图标栏（左栏，我设置的 3 个按钮）”下替换作品集的封面，单击页面图标（最顶部）” View > Portfolio > Cover page，则可以为使用旧版 Acrobat 的用户移除烦人的屏幕。​​可能仅适用于 Acrobat 9，未经测试。

考虑到在 Mac 上，这个丑陋的提示屏幕被用作桌面上的文件图标，我认为上述方法可能也适用于为非 Adob​​e 用户替换提示屏幕。同样，未经测试。

答案4

我刚刚自己遇到了这个问题并解决了它。

这是另一个简单的解决方案：

  1. 从 PDF 复制粘贴到 Microsoft Word。
  2. 从 Microsoft Word 复制粘贴到 Excel

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