通过 LOOKUP 公式共享的 Excel 文件信息

Question

在 Excel 中，我使用 Vlookup 查找只有 3 个人可以访问的共享驱动器。但其他无权访问共享驱动器的人也可以访问此数据

例如：

我输入 ID 并查看姓名和其他敏感信息。姓名和其他敏感信息来自存储在共享驱动器中的文件，该文件只能由三 (3) 位用户读取。
但当我将此文件转发给无权访问此共享驱动器的其他人时，他们便可以输入 ID 并获取敏感信息。

我想阻止这种情况发生，该怎么办？

Answer 1

我将针对 Excel 2010 给出答案，因为您没有指定版本，但至少在 2003-2013 中类似的过程是类似的，尽管您实际单击的内容可能在不同的地方。

简短的回答如下：使用查询从私人文件中提取所有数据，并将其设置为不保存数据，因此每次都必须重新查询。

具体过程如下：

1. 在您的公共文件中，创建一个新的工作表
2. 在数据功能区中，单击From Other Sources最左侧的下拉菜单，然后单击From Microsoft Query
3. 它会要求您选择数据源，因此请选择Excel Files并单击“确定”
4. 浏览到私人文件，选择它，然后单击“确定”（是的，MSQuery 使用了一个非常旧的对话框，因此尝试找到您的文件可能会感到尴尬。）
5. 选择包含要导入数据的工作表（如果有多个工作表，则对每个工作表重复此过程）
6. 完成查询设置并将数据返回到 MS Excel（通常只需单击“下一步”和“确定”）
7. 您的共享文件中应该有一个数据表，其中包含您在私人文件中选择的工作表的所有数据。
8. 右键单击该表中的某个位置，然后Table单击External Data Properties
9. Name单击对话框中字段右侧的图标（看起来像一只手拿着一张纸）以打开Connection Properties
10. 在Usage选项卡中 - 应该是已经存在的位置 - 选中标有 的框Refresh data when opening this file和标有 的框Remove data from the external data range before saving the workbook。
11. 重写所有公式以引用此数据而不是实际的私人文件。

实际上，每当文件被保存和关闭时，它都会删除所有数据。它会在文件打开时尝试刷新数据，但只有那些有权访问私人文件的人才能真正访问它。

唯一的缺点是现在您必须处理那些无权访问该文件的人员的错误消息。（除了告诉人们在弹出错误消息时单击“取消”之外，我现在没有其他答案。）