在我的工作中，我们需要响应来自不同用户的支持请求，我们有一个非常过时的提交支持工单的系统。它的工作原理是，第一个在共享团队 Outlook 邮箱中打开电子邮件的人（我们使用 Outlook 365 桌面应用程序）将其内容输入到我们的呼叫记录系统中。当团队成员打开电子邮件时，它会在 Outlook 中被标记为已读，因此团队的其他成员知道有人正在提交支持工单。
然而，我们经常遇到的问题是，当我们团队中的两个人同时或在几秒钟内打开一封电子邮件时，我们最终会收到两个不同团队成员提交的同一封支持单的两个版本。这是因为 Outlook 有时需要一段时间才能更新，因此即使团队中的其他人已经打开了电子邮件，它仍显示为未读。使情况更加复杂的是，在我们的通话记录系统中，没有办法知道我们团队中的其他人已经开始记录通话，直到他们实际完成输入并单击“保存”。
提交新的支持单后，几分钟后才发现同事已经提交了关于同一问题的支持单，这真是令人沮丧！最糟糕的情况是，我们收到了 3 张关于同一问题的支持单。
我们很快就要更改我们的通话记录系统（谢天谢地！），但与此同时，有没有什么方法可以减少这种重复支持通话的问题？有没有什么方法可以确保当一个团队成员在共享 Outlook 邮箱中打开电子邮件时，它会立即在其他所有人的 Outlook 中将该电子邮件标记为已读（而不是当前的延迟）？或者你能想到另一种方法让我们让团队的其他成员知道我们已经打开了电子邮件吗？