背景：我正在使用 Office 365 中的最新 Outlook。我的电子邮件提供商是第三方，我向其支付了 POP3 服务费用。这是供个人使用的，不属于公司 Exchange 系统。我的主要电子邮件帐户的 PST 文件每年增长约 6 GB。目前它已接近 20 GB。我希望能够搜索旧电子邮件。
问题：使用 Outlook 的内置存档功能（我记得很久以前它就会生成一个新的 PST 文件）与直接关闭此 PST 文件并手动启动一个新文件（这将保留我选择的 PST 文件名）之间有什么实际区别？ Outlook 是否会在其“存档”PST 文件中进行搜索？如果我使用自动存档，我认为它会不时地生成新的“archive1”和“archive2”等 PST 文件，但我可以在 Outlook 中重命名它们，否则可以手动重命名，因此我可以将它们命名为“01-01-2019-to-12-31-2019.pst”（示例），如果我将来需要手动打开它们进行搜索，这显然更有帮助？
如果确实必须手动打开旧的 PST 文件来搜索其中的电子邮件，我该如何告诉 Outlook 不要每隔几分钟就将新邮件放入我的旧 PST 文件中？