我负责我们组织中一个包含共享文档链接（.docx 文件、.pdf、.mp4 视频等）的 IIS 网站。
我们过去常常将文件发布到 OneDrive，创建共享，然后将共享 URL 复制/粘贴为网站上的链接。效果很好。
问题是 OneDrive 上的文件（因此是共享链接）与特定用户绑定。如果该用户离开，这将成为一个问题。因此，我们决定将文件发布到 Teams 频道。
它似乎“更好”地工作。但我们发现 Teams 的一个问题是，除非用户恰好是 Teams 频道的成员，否则他们无法访问内容。即使我们将链接分享给“组织中拥有该链接的所有人”……他们仍然必须“请求访问”才能查看内容。
问：是否有某种方式可以在 OneDrive 上发布文件，以便即使最初发布该文件的用户离开了组织，该文件仍会保留，并且共享仍然有效？
问：还有其他更好的解决方案吗？
答案1
以下 Microsoft 支持文章可帮助解决该问题：
本文介绍如何设置已删除用户文件的保留期限，最长可达 10 年。
去新 SharePoint 管理中心中的设置，然后使用具有组织管理员权限的帐户登录。
选择保留环境。
在保留已删除用户 OneDrive 文件的天数框。
该设置将针对下一个被删除的用户以及正在被删除的任何用户激活。一旦用户帐户在 Microsoft 365 管理中心被删除，计数就会开始，尽管删除过程需要时间。选择节省。
本文探讨了 IT 管理员可以使用哪些不同方式保留 Microsoft OneDrive for business 数据。可以设置保留策略，甚至可以永久保留数据。
它需要具有以下许可证的企业版 OneDrive：
- Microsoft 365 E5/G5/A5/E3/G3/A3
- 办公室 365 E5/G5/A5/E3/G3/A3/F3/E1/G1
答案2
我认为解决此问题的最佳方法是使用 Sharepoint 网站。这样，文件就不会链接到任何用户，而是链接到您 SharePoint Online 中的通用网站。请记住，您的 SharePoint Online 总空间取决于您获得许可的 365 用户数量。
在 SharePoint Online 中创建新站点后，您可以将整个站点配置为可供合适的人员访问，并且上传到该站点库的文件应立即可供他们访问。
如果文件需要由外部/匿名用户访问，或者您需要每个文件具有不同的权限，您还可以进入站点的库视图并共享文件（如 Onedrive 文件），这将生成唯一的共享链接。
在 SharePoint 网站上，转到您想要共享文件的库。
通过选择圆形图标来选择您想要共享的文件或文件夹。
选择页面顶部的分享图标。
这应该会打开一个与 Onedrive 类似的共享对话框。