多年来，我们积累了已离开公司的用户的邮箱。由于当时的担忧（他们的邮箱中有重要的东西，我们需要获取它们），标准操作程序是让帐户保持活动状态，并将密码更改为部门其他成员（或个人）知道的密码。然后，他们可以通过委派或通过 Outlook 实际登录到该帐户。
这在很多层面上（安全性、效率等等）对我来说似乎都是一件可怕的事情，我想以最简单的方式摆脱它，同时仍然允许人们查看存储在这些帐户中的电子邮件、联系人等。
为此，我应该怎么做才能完成这项任务？
我的感觉是我应该：以某种方式将用户邮箱、地址簿等转储为 PST 或其他独立文件，将其放在文件共享上，并让相关用户通过该文件连接到它（然后禁用用户帐户并清除邮箱）。
那是可行的方法吗？我应该做其他事情吗？执行这些任务的步骤是什么（我应该在系统管理器中转到哪里等）。谢谢！
答案1
将它们导出至 PST 并存档...
http://msexchangeteam.com/archive/2007/04/13/437745.aspx
对于早期版本，您需要使用名为 Exmerge 的实用程序。以下链接介绍了如何在 2007 或 2003 上使用它。
答案2
这确实是可行的方法。
以下是我的工作方式：
我要求我公司的所有老板告诉我，几天后某人什么时候要离开，他们必须告诉我如何处理该用户的数据。我通常被告知将其转移给另一个用户或删除它。转移时，我使用委托，然后移动他们想要的所有内容，然后删除。
请注意，用户离开后仍有一周的宽限期来删除所有内容。
不幸的是，作为系统管理员，这是我们的另一项任务......对用户负责并让他们做出决定 :/
答案3
虽然您可以存档这些邮箱，但您还应该考虑可能的隐私侵犯。问题是，在您的国家/地区，已离职员工访问公司电子邮件帐户是否合法？基本上，您的前员工也可能将此帐户用于私人目的，在这种情况下，这将成为一个棘手的法律问题。如果雇主甚至允许将电子邮件帐户用于私人事务，那么您可能需要将此电子邮件帐户的访问权限限制为仅一名管理员或其他人。
虽然可以将这些邮箱存档并存储在任何你喜欢的地方，但我建议你联系律师并询问法律后果。存储可能没问题，但对其内容的访问应该受到限制，甚至可能被阻止。
答案4
我们使用 ExMerge 归档邮箱，然后将其从服务器中删除（并将 .pst 移动到我们的归档服务器）。至于实际的电子邮件地址，要么转发给新员工，并提供外出回复以指示要联系的新人员，要么完全删除，以便退回。其中哪种方式取决于离职人员的角色。
至于隐私问题，我们确实有员工在入职时签署的电子邮件访问和使用协议，其中他们同意所有电子邮件都属于公司，不应被员工视为私人电子邮件。
当然，这在您的国家可能不合法 - 因此最好建议向律师核实此类事情。