我正在寻求一些建议，针对一些看似简单但我以前从未做过的事情。
目前，我们使用一个名为 Orders 的通讯组，该通讯组的电子邮件地址会转发给公司中的四个人，另一个通讯组 Quotes 也是如此。当然，问题是没有人知道回复了什么，所有电子邮件都会被发送到各个用户的电子邮件中，因此我认为只有一个部门可以访问的公共文件夹才是答案。
我不确定最好的设置方法是什么，或者如何将当前分发列表移动/转换为公共文件夹。这是公司中非常重要的电子邮件地址，所以我试图确保它完全没有停机时间。
创建公共文件夹并将当前电子邮件地址转换/转发/移动/（无论）到该文件夹的最佳方法是什么？
答案1
考虑到微软的方向，我会避开公共文件夹。我们的做法是创建一个带有“quotes@”电子邮件地址的共享邮箱，授予一组人对该邮箱的完全访问权限，并指导他们配置 Outlook 以打开该邮箱供他们使用。它运行良好，并取代了我们一直在使用的许多公共文件夹。
对于程序，在这种情况下我会这样做：
- 使用不同的邮件地址创建邮箱（例如 quotesnew@）
- 设置该邮箱的权限，以便用户可以看到它
- 帮助用户配置 Outlook 以访问该邮箱
- 一旦每个人都可以访问，就向该地址发送几条消息
- 帮助用户弄清楚如何在他们的程序中使用新的访问方法
- 与用户一起确定何时可以接受 5 分钟的停机时间
- 在您的窗口期间，将通讯组中的电子邮件地址更改为其他地址，并将“quotes@”添加到新邮箱。