我是一名非常新、非常缺乏经验的系统管理员。无论如何，我被委以重任，负责这家小公司的整个 IT 部门。我必须制定某种 IT 预算。我有一些想法，但希望得到一些关于制定预算和向管理层提交预算的建议。
我考虑为公司和员工进行技术更新。考虑到明年每个季度可能会有 3 台新电脑，这将使大约一半的员工明年拥有新电脑。其中一些员工运行的系统相当老旧。此外，我还需要更换 UPS、购买新的主路由器，也许还要升级运行我们所有 VM 的服务器。我会把所有这些数字混合在一起，然后增加 10% 左右，但我真的不知道我需要什么。
公司大约有 20 名员工。我们有一台主服务器 (Windows 2003)，用于路由、dns、dhcp、文件共享等，还有一架服务器用于其他各种功能。
对于这种情况，我并不期望得到确切的答案，只是一些指导和帮助会有所帮助。
非常感谢您抽出时间。我会尽快回答您的任何问题。
答案1
首先，这是一个 CapX 预算（硬件/软件/有时是维护）还是一个包罗万象的预算（您可能需要的一切，包括工资、差旅、培训等）？
自从一般来说IT 预算是 CapX，下面我将坚持这一点。
您不能在真空中完成这项工作，您需要与业务方（CxO、经理等）进行交流，了解他们计划在来年开展哪些项目，以及他们在计算机系统方面遇到的痛点是什么。完成这些之后，您需要坐下来查看基础设施，看看需要更新和/或维护哪些内容。此外，请确保您记录了需要更新的维护续订内容。
下一步是列出必须拥有的设备和软件的清单以及最好拥有的设备和软件的清单。
现在您有了这些列表，请将它们放入电子表格中，一些可以帮助您入门的标题字段是：产品 - 数量 - 单价 - 扩展价格。添加您需要的内容以使电子表格为您服务。
现在出去获取所有东西的报价 - 是的，所有东西 - 并将价格输入电子表格。不要包括销售人员说可以给您的任何折扣，并要求为折扣单独列出项目或两个报价，一个折扣价和一个标价。此外，当他们询问您的购买时间范围时，请诚实地说“我现在正在整理明年的预算，所以我能告诉您的最好时间是在明年的某个时候。”
所有这些的总和就是您的预算。确保在向老板提交时准备好“最好有的东西”清单，这是您在预算中大手大脚时不会争抢的东西。
答案2
你至少需要考虑两个方面 资本支出（例如购买硬件之类的东西，可能还包括软件）以及你预计在日常工作中会用到的东西的消耗品/运营预算（例如打印机墨粉，可能包括鼠标和键盘等）。确定每个预算需要包含哪些内容（例如，您想要租用还是购买硬件）。
想想每个月消耗品的成本是多少，并以此作为预算的数字，但要注意有些月份某些物品的使用率会高于其他月份（例如，如果您在一年中的某些时间有大量印刷，则打印/碳粉成本可能会在特定时间间隔内大幅上升）。
考虑硬件和软件的使用寿命/更换计划 - 如果您想为工作站建立一个 4 年的生命周期，那么一旦您建立了这个例程，您可能能够制定出每年的定期更换计划和成本，而不是通过“时不时”购买大量设备来“震惊”企业。
最重要的事情之一是，正如 Zypher 所说，你不能在真空中做到这一点。你需要与高层人员交谈，确定他们的需求、期望和项目，显然你需要知道预算中应该寻找的实际金额（没有必要要求根本不存在的资金），你需要反馈你能用这笔钱提供什么 - 当人们不理解彼此的期望时，企业内部对此类事情的大多数冲突就会发生。
答案3
您可能会考虑租赁硬件。许多会计人员喜欢每月账单的一致性。从技术方面来说，您每 3 年左右会获得新硬件的奖励。
答案4
我的情况也差不多。我发现一个很有用的方法就是每月创建一个电子表格，为所有想要购买的东西设置不同的优先级。我使用的优先级是：“天哪！必须有！！11”，尽快需要，应该尽快购买，有钱就买，这是低优先级的购买。（如果你想更专业，你可以按 1-5 进行排序 :)）
这样您就可以看到自己每月购买了哪些类型的物品，如果将上一年的购买情况汇总在一起，则有助于了解您在紧急情况下倾向于购买哪些类型的物品以及您在一年中购买的优先级较低的物品。如果您在这些电子表格中包含计算机和许可证，那么当您一次性查看全年的购买情况时，汇总结果应该会很好。
一些教训：
1) 制作这些电子表格时，请将适用的保修、税费和运费计入所有费用中。四舍五入以考虑价格调整和您忘记的事项。
2) 知道，您所需预算项目中的一定数量将被控制资金的人否决，这些人对您的工作/需求知之甚少，但您仍需向他汇报。如果某项工作失败，他会受到指责，因为您没有及时更换它。您需要给他足够的灵活性，让他从您的预算中削减项目，同时仍确保您能够完成所有目标并更换需要更换的东西。这是一种花哨的说法，“在您的初始预算中投入比您绝对需要的更多的东西，因为您永远不会得到比您要求的更多的东西，而且您得到的总是更少……”