去年年底，我们开始使用 Mimecast 服务，尤其是其基于云的电子邮件归档。从那时起，我们就一直在推出 Mimecast Services for Outlook (MSO) 插件。
我们已经通知用户，我们将在未来几个月内对他们进行培训，但我们不会要求他们使用 Mimecast，但我的老板说，我们要摆脱个人文件夹（pst 文件），把它们放到 Mimecast 中。不出所料，这确实引起了一些反弹。不过，说真的，谁喜欢改变呢？
我知道摆脱个人文件夹的 IT 原因（效率低下、不可靠、单一访问等），但从普通用户的角度来看，除非他们遇到过一次失败的情况，否则他们认为当他们 200Mb 的邮箱满了时，这是存档电子邮件的简单且唯一的方法。
那么我能对用户说些什么来让他们理解为什么个人文件夹不是最好的解决方案？
更新：
我已阅读了评论和答案。你给了我很多思考的空间。这就是为什么我花了一段时间才回复。
首先，我想明确说明的是，我们为用户提供了另一种选择。Mimecast 具有无限存储、远程访问和许多其他功能，我们正在努力向用户推广这些功能。
200Mb 的限制不太可能改变。到目前为止，Exchange 从 2003 年到 2010 年的升级还只是讨论，但目前还不是当务之急。
答案1
鼓励用户使用新服务的最佳方法是确保它比您目前提供的服务更好，否则还有什么意义。我会确保他们能够存储超过 200mb 的数据，或者接受过如何清理邮箱中大附件的培训，但说实话，谁真的会这样做呢？
我们去年某个时候放弃了个人文件夹，尽管我每周可能会多花几分钟向用户展示如何清理邮箱，但我从未后悔。一开始肯定会遭到一些质疑，因为大多数用户早在我五年前加入公司之前就已经习惯了邮箱 500mb 的限制，然后存档到 .pst，但逐步解决这个问题减轻了负担。
第一步是增加 Exchange 服务器上的磁盘空间，通过解释损坏的个人文件夹中丢失数据的成本以及尝试恢复损坏的 .pst 文件所花费的时间，管理层很快就购买了它。
下一步是为用户编写一些文档，说明如何减少他们在邮箱/个人文件夹中存储的数据量，最好的方法是解释占用空间的不一定是你拥有的电子邮件数量，而是每封电子邮件的大小。我向他们展示了并非所有电子邮件的大小都相同，以及如何通过清理最大的 10% 的电子邮件来释放 50% 的数据。我发现 70% 的用户在此之后清理了他们的电子邮件
最后，在向用户解释了个人文件夹的缺陷和邮箱存储的好处之后，比如自动每晚备份他们的数据，如果丢失了任何东西，可以恢复到某个时间点，能够从任何他们需要的地方访问他们的电子邮件，以及声明（经管理层批准）我们将不再支持个人文件夹损坏，因为现在有更优质的服务可用（我应该补充一点，如果出现问题，我从不拒绝支持，但我发现有时告诉用户某些东西不再受支持就足以鼓励他们转向新系统），我在几周内将他们的个人文件夹数据迁移到他们的邮箱中，作为一种善意的表示。
然后，我连续几周监控了每个邮箱的数据使用量，并根据每个用户调整了限制。大多数邮箱仍限制在 1GB，少数邮箱需要 2-3GB，还有不少邮箱需要 500MB。我之所以没有在迁移之前设置这些限制，是因为我认为大多数用户在知道其他人都在删除大量旧电子邮件时会删除它们，这实际上没问题。
答案2
我非常理解您的用户。您犯了一个系统管理的基本错误：您创建了一个对系统管理员来说很容易的解决方案，但却忘记了用户的需求和要求。每个用户 200mb 简直是疯了，而且这个限制会给他们带来麻烦，因为他们不得不费心处理存档和备份。这是浪费时间和金钱。与整理 1gb 电子邮件所需的时间相比，1gb 存储空间的成本在成本/收益方面非常糟糕。
为什么不为用户提供“无限”存储空间？实际上，存储空间不会增长得很快。当用户不再需要删除电子邮件时，本地存档的问题将不复存在。
因此，您应该告诉用户“您不再需要个人文件夹。我们将为您存储所有电子邮件，并负责备份。”
答案3
这真的很容易。说起来容易，也容易理解。但做起来可能很难。
简单来说，你需要了解用户的问题，然后解决他们的问题，而不是IT 部门问题。如果他们使用 PST 文件，那么找出原因并解决。如果他们不愿意改变，那么找出原因并解决。
我理解为什么不能为人们提供“无限”的电子邮件服务器空间。但我更同情那些只想完成工作却不得不应对 IT 部门（他们感觉如此）设置的障碍的人。
你可能会想“但我们不会给他们设置障碍”。我敢肯定你不是故意的，但请考虑一下：没有一个心智健全的人会想使用 PST 文件。我的意思是，你周五早上起床时会想“这周过得真艰难。我想通过买一个新的 PST 文件来扭转这一周的局面！”至少我真的希望你不会。所以如果你的用户这样做，那么要么他们所有人都疯了，要么他们遇到了 IT 部门没有解决的问题。
他们不愿意使用 mimecast 功能可能是因为不了解该功能的工作原理，也可能是因为没有从他们的角度向他们正确解释（作为 IT 人员，我们通常关注某些技术有多酷，而不是它如何让客户更轻松），也可能是信任问题 —— 如果 IT 部门过去在电子邮件方面没有提供任何帮助，而用户自己出于绝望创建了 PST，那么他们可能会将新系统视为一种“夺取”手段，目的是夺走他们对数据的控制权，并将其放回到一个并不总是同情他们的需求的制度之下。
答案4
我是使用 Lotus Notes 的用户之一，并且被限制为 200MB。
我知道您说的是 Outlook 而不是 Notes，但我需要发泄一下，Lotus Notes 太糟糕了（请永远不要实现这一点）；打开、使用、导航和编写脚本都很糟糕。所以这更像是一个预防措施，而不是回答您的问题。
200MB 也太愚蠢了，尤其是当你收到每份 3-10MB 的 Excel 报告，或者有人想在电子邮件或甚至是常见的 HTML 电子邮件中添加未缩小的图像/签名时。如今，每个邮箱的最低容量应该是 2GB，但实际上建议的容量在 5-10GB 之间。但请记住，人们总是会使用/最大化他们所得到的容量。如果你给他们 10GB，他们最终会用掉那么多，并要求更多。另一方面，200MB 几乎不算什么，几乎相当于 10MB，因为他们每次收到新邮件时都会删除并腾出空间。
至于 Outlook 和 pst 问题，pst 文件可以起到很好的作用。.pst 文件不仅用于本地存储电子邮件，还具有以下功能：
- 日历约会
- 待办事项列表信息
- 最重要的是：联系人
我认为本地通讯录（联系人）信息是人们可能不想进入云环境的关键信息。您应该考虑将 .pst 文件与您的网络配置文件同步，以便可以从任何地方访问它。
另一方面，.pst 文件确实存在一些缺点，它们是：
- 经常损坏导致电子邮件和其他数据丢失
- 达到其自身的临界大小（旧 ANSI 为 2GB，Unicode 为 20GB），这会增加损坏或系统出现其他问题的可能性
- 不太安全（很容易绕过任何密码措施）
- 较新版本（Outlook 2003 及更高版本）不向后兼容旧版本的 Outlook，如果您有运行旧版本软件的应急站点、旧台式机或旧笔记本电脑，这可能很重要