我被赋予了管理工作中一个稍微超出我能力范围的流程的任务。
我们目前可以访问两个网络驱动器，S 驱动器和 V 驱动器。S 驱动器为 18.1 TB。V 驱动器为 1 TB。我不知道这些驱动器的物理布局或设置方式。我们的 IT 人员在备份这些驱动器和所有这些东西方面做得非常出色。我们的 V 驱动器是工作驱动器。也就是说，人们每天都会使用它来处理客户项目。我们经常会用完这个驱动器上的空间。S 驱动器是我们的存档驱动器。我们必须保留所有电子文件很长时间（法律原因）。一旦项目“完成”，就应该将其移动到 S 驱动器，但我是唯一一个对此驱动器具有写访问权限的人。我们不允许每个人在两个驱动器之间来回移动文件，因为我们冒着从 S 驱动器中删除我们应该保留的内容的风险。
以下是目前发生的情况：
人们应该在完成项目后告诉我要存档哪些项目。然后，我必须手动将它们移动到 S 盘。问题是，大多数情况下，部分项目已经存档，而其他项目尚未存档。有时，人们需要“取消存档”某些项目的部分内容，等等。因此，对于每个项目，我都必须非常小心地覆盖内容，整个过程非常手动。最糟糕的是，我无法让人们告诉我他们何时完成了项目，所以总是归结为“天哪，驱动器上只剩下 20 GB 了，我必须运行所有这些会占用更多空间的东西。现在就修复它！”
我完全是管理员菜鸟，所以我不知道如何改善这种情况，我也不太清楚这个问题的“名称”是什么，所以我很难用谷歌搜索。你能推荐一些工具或流程来帮助我吗？
答案1
首先，打起精神来。你被要求为一个管理问题提供技术解决方案。
在我看来，你的下属需要做以下两件事之一：
- 及时为您提供哪些项目已完成的信息，以便将其存档；或
- 增加在线存储（V 盘）的大小。
不过，您正在寻找一种更好地实现流程自动化的方法。
这几乎看起来像是一个好的备份系统的工作，比如备份电脑。如果您有每日备份，并且长期保存，那么人们在完成项目后就可以删除它们（只要所有文件至少存在一天，那么它们就已备份）。用户将无权写入存档驱动器，但备份系统可以。这可能无法满足您的所有要求，但它会让您在很大程度上实现目标。
除了归档之外，我不知道还有什么更好的名称可以解决这个问题。
祝你好运。
答案2
删除两个驱动器，将所有内容存储在同一驱动器上的两个不同目录中。这样，您的工作区空间就不会变小，并且可以立即将内容移动到存档目录。