我刚刚开始在当地一家组织做志愿者，有人要求我为以下问题想出解决方案。然而，社交并不是我的强项，所以在我（盲目地）走上某条特定道路之前，我想在这里问一下。
我认为这个场景非常简单，但我不确定如何解决它。
情况：
1) 他们有三名全职员工，每个员工都有自己的电子邮件帐户，通过 Outlook（pop3 - 由于托管空间有限）访问。
2) 他们在每台计算机上都有共享文件，每台计算机都可以访问这些文件。
解决方案：
1) 有人问我是否可以同步他们的电子邮件联系人，这样他们就不必定期手动更新它们，或者每次更新/删除联系人时都不必手动更新它们。
2）如果所有文件都可以集中存储，那么它们会更有条理。
我研究过 Microsoft Exchange 和 Microsoft Server。两者都看起来令人望而生畏（可能是因为我以前从未使用过它们），我不确定它们是否超出了我的需要。是否有更合适的解决方案可用，还是我应该选择 Exchange/Server 路线？
答案1
您可能应该考虑外包或托管解决方案。您可以找到每月费用较低的托管 Exchange（每位用户每月 5 美元）。
就电子邮件而言，Exchange 服务器可以满足您的需求，但它是一个电子邮件平台，并不适用于文件存储。为此，您需要考虑 Microsoft SkyDrive、Sharepoint 或 Box 或 DropBox 等免费服务。
答案2
如果它是一个使用志愿系统管理员的慈善机构，那么现场资源和预算可能非常有限，是吗？
这可能是外包电子邮件/存储解决方案的一个很好的例子，例如谷歌或微软的产品。对于小型组织来说，这些可以让你以更少的成本实现一些相当令人印象深刻的技术（例如，如果你想要的所有高端交换功能）预付费和支持要求，而不是传统的自我管理系统，我想这对于依赖志愿者帮助的组织来说很重要，因为你的时间可能会更好地花在更基本的支持领域。
微软的 Office 365 等解决方案将为您提供 Exchange（以及带来的所有共享日历和联系人列表优点，解决问题 1）以及通过以下方式在线存储和共享文档的能力Skydrive 专业版。
答案3
Windows Small Business Server 对他们来说是个不错的选择 - 它已经包含 Exchange，并且设置起来相当简单。它最大的限制是用户数量，但即使是最便宜的版本也支持最多 25 人。由于你是志愿者，我假设他们是某种非营利组织 - 如果是这样的话，他们可能可以相当便宜地获得 Windows SBS。
这将同时处理他们的联系人、电子邮件和文件共享。
我还假设他们有自己的域名，并且电子邮件目前是大多数托管服务提供商附带的“免费电子邮件服务”。如果是这样，您需要：
- 设置服务器和用户（如果您购买的已包含服务器硬件，它将被预先安装，并为您节省一些时间和精力）
- 确保他们办公室的互联网连接有静态 IP
- 设置其域的 DNS 记录，使 MX 记录指向该静态 IP
- 设置文件共享供他们使用
- 在防火墙中设置规则，至少允许 25 TCP 端口进入服务器
除了将电子邮件直接发送到 Exchange 服务器之外，还有一种替代方法是配置 SBS 中包含的 POP3 连接器。两种方法各有利弊，因此请仔细研究这两种方法，看看哪种方法更适合您的情况。
您还可以从 Microsoft 网站下载服务器软件，免费试用 180 天 - 将其安装在旧 PC 上并试用一段时间，以便在真正使用之前进行一些练习，并确保它满足您的需求。
还有其他选项，大部分是基于 Linux 的 - 其中一些会更便宜甚至运行得更好，但对于设置新手来说，很难找到胜过 Windows Small Business Server 的东西。
答案4
就您而言（我曾与很多小客户合作过），您绝对应该按照 DKNUCKLES 建议的路线走。
我个人更喜欢 Google Apps for Business 而不是 Outlook，但 Microsoft 365 也是一款不错的产品。