我有一个长期遇到的问题，我的客户有大量的电子邮件。更糟糕的是，邮件内容和附件大部分都是文本文件。因此，我们需要索引大量的标题、小文件和大量内容。
数据当前所在的平台是 Hosted Exchange 2010。我之所以选择它，是因为我认为它是目前最强大的电子邮件解决方案。我使用的托管平台有一些非常好的功能，例如能够每周抓取每个邮箱的 PST 快照以进行备份，而这对于 IMAP 提供商来说很难做到。
最糟糕的用户是每月收件箱收到大约 5000 条消息的用户，其中大多数消息无法删除，因为它们包含有关合同和交易的重要法律信息，因此必须保持线程的完整性。
问题进一步恶化，5 个邮箱均通过 Exchange 协议在 5 台计算机上订阅了 Apple Mail。他们坚持使用 Apple Mail，并要求所有机器都可以访问这些邮箱，这是合法的，因为他们需要能够搜索公司所有账户中与交易和合同相关的通信，以确保在回复客户时不会遗漏任何交流。唯一可行的替代方案是建议他们启动一个不同的数据库来保存这些线程，这会给他们带来大量额外工作，并且可能需要雇用额外的员工来处理。
我已经用尽了应对方法，但收到的电子邮件数量却不断增加。主邮箱的邮件接收率自去年以来已经翻了一番。
到目前为止，我为解决这个问题所采取的措施是：
- 将所有服务器端邮箱文件夹“分块”为少于 5000 个邮件头的大小
- 将每个用户的非主要账户移至 Outlook 2011 的仅标题模式中
- 删除邮箱中所有不必要的通信（Facebook 提醒、促销等）
- 将 2012 年之前的内容移至主要用户的单独 Exchange 邮箱，使主要邮箱及其存档的总邮箱大小降至 7GB 以下，所有其他邮箱都较小
- 让托管 Exchange 提供商将所有邮箱移动到新的服务器端数据库
- 将所有本地数据导出到邮件存档，删除所有邮件数据并重新创建所有帐户
无论我做什么，Apple Mail 都无法与账户保持可靠的同步，这存在一致性问题。症状：
- 服务器端文件夹随机消失或丢失其内容（服务器端一切正常，邮件只是无法显示文件夹或其内容）
- 收件箱停止更新、丢失所有内容或恢复到过去的某个日期
用户坚持继续使用 Apple Mail。尽管我完全清楚该应用程序存在一些问题，例如它无法正确实现 IMAP 或 Exchange，无法维护本地缓存的完整性，以及许多其他问题，但我仍在尽力让用户按照自己的喜好继续使用它。部分原因是我不确定 Outlook 2011 或任何其他电子邮件客户端能否妥善处理此问题。如果我坚持认为唯一能解决问题的方法是切换电子邮件客户端，那么我必须绝对确定新的解决方案确实能够保持完整性。
在本地存档内容不是一个选择，因为该内容必须传播到至少 5 台机器，并与每个存档操作保持同步，而这必须随着传入的内容量而频繁发生。
如果有人知道一个万无一失的解决方案，可以一劳永逸地解决这一问题，我洗耳恭听。
我曾尝试将 Exchange 帐户作为 IMAP 添加到 Mail 中，这确实会产生更好的同步效果，但却加剧了另一个问题，这是一个大问题 - 由于有那么多连接到同一个邮箱（5 个 Mail + 2 个 iOS 设备），Exchange 服务器会遇到过多并发 IMAP 连接的问题。无论我使用哪个客户端，都会发生这种情况，我能够使用 MS Outlook 2010 和 2007、Win 和 OS X 上的 Thunderbird、Mail 和 Outlook 2011 复制该问题。因此，我最多可以维持一个 IMAP 连接，而不会因为 IMAP 并发限制而面临连接被拒绝的风险。我还通过针对 Office 365 进行测试验证了其他托管 Exchange 实现也受到同样的限制。
我可以将情况转移回仅限 IMAP 的提供商，但同样，我不确定我会选择哪个提供商来保证更好的结果。
我欢迎您的明智之言。
答案1
利用 Outlook Web Access... 考虑使用真正的 Mac 版 Outlook 2011，因为它能处理数量和并发问题。请注意，Outlook for Mac 使用相同的 Spotlight 搜索解决方案，并且同样擅长搜索索引邮件。
根据我的经验，Apple Mail 在这些情况下往往会失败。您已经达到了应用程序的极限。如果用户坚持这样做并以这种方式工作，他们需要使用更强大的软件。