我们正在努力改善我们小公司的电子邮件基础设施。我们使用一个包含我们所有电子邮件地址的网络托管解决方案（因此无需 Exchange 服务器、Google 等）。
以下是一个场景：
我们有一个销售地址，一名员工负责将电子邮件分配给各个员工（从客户到销售人员再到员工电子邮件地址的电子邮件）。假设有一封电子邮件分配给了 Joe。他与客户打交道了几天，但 Joe 却请了几天病假。
在上述情况下，当所有邮件都通过 Joe 的电子邮件发送时，您将如何继续帮助该客户？我认为将所有内容设置为从 Joe 转发给临时员工是一个简单的解决方案，但必须转发，然后在他回来时将其改回来会很烦人。
换句话说，如果适合这种特殊情况，那么在设置电子邮件基础设施时是否有推荐的设计模式？我认为这个问题已经通过更简单的解决方案解决了。我们正在使用 Outlook。谢谢！
答案1
将 Joe 的所有内容转发给其他人并不能解决正在进行的工作的整体情况，因为它只会转发未来的邮件。这和让其他人访问 Joe 的帐户都存在保密问题，因为 Joe 可能会收到一些原本是个人的邮件，用于密码恢复等。将个人地址用于客户服务或销售目的存在此类问题，但幸运的是，有很多方法可以解决这个问题。
- 自动回复。
- 您可以添加回复，以便客户在外出期间可以联系其他人。
- 缺点：客户需要采取行动。垃圾邮件发送者也会得到回应。
- 分发列表。
- 这是一个服务器端功能，但不仅限于 Microsoft Exchange。
- 每个人都会收到相同的信息。
- 缺点：很难确保其他人没有回复/没有处理同一案件。
- 共享电子邮件帐户/邮箱。
[email protected]/[email protected]， ETC。- 与客户建立单一、便捷的联系点。
- Microsoft Exchange 允许使用自己的凭据共享，其他可能需要与所有成员共享实际帐户信息。
- 使用不同的签名，你可以知道谁回复了，以及 Outlook 的显示为对话视图有助于跟踪案件情况。
- 您可以添加一个邮箱结构来帮助处理工作流程和阶段，例如
John\unfinished，，John\waiting-for-reply。John\finished这样您就可以为自己申领案件，但其他任何人都可以将案件转移给例如Jane\unfinished。
- 票务系统。