☰

项目和业务文档组织

tag-icon • tag-icon software-rec file-management
项目和业务文档组织

如何组织、维护编辑、修订以及以下之间的关系：

  1. 建议
  2. 合同
  3. 变更单
  4. 交付成果
  5. 项目

您如何组织您的项目以实现可重复使用性？

例如，有没有办法给项目添加标签，以使其更易于访问？

什么是良好的数据结构，可以将我的所有文件转储到互联网服务器上以方便访问？

目前，我的工作文件夹设置如下：

(1)/work/
 (2)/projects
  (3)/project_a
   (4)/final (which includes all final documents)
    (5)/contracts
    (5)/rfp_rfq
    (5)/change_orders
    (5)/communications (logs all emails, faxes, and meeting notes and minutes)
    (5)/financial
     (6)/paid
     (6)/unpaid
    (5)/reports
   (4)/old (include all documents that didn't make it into the project_a/final/ 
  (3)/project_b
   (4) ... same as above ...
 (2)/references
  (3)/technical_references
  (3)/gov_regulations
  (3)/data_sources
  (3)/books
  (3)/topic_based (each area of my expertise has a folder with references in them)
 (2)/business_contacts
  (3)/contacts.xls (file contains all my contacts)
 (2)/banking
  (3)/banking.xls (contains a list of all paid and unpaid invoices as well as some cool stats)
  (3)/quicken (to do my taxes and yada yada)
   (4)/year
 (2)/education (courses I've taken
  (3)/webinars
  (3)/seminars
  (3)/online_courses
 (2)/publications (includes the publications I've made
  (3)/publication_id

我们大部分时候都是 5 个人一起兼职做这件事。由于这是一种非常结构化的方法，我发现很难记住我在以前的项目中做过什么，也很难轻松地来回切换。

您对改进我的流程有什么建议？我对封闭和开源软件持开放态度（只要价格不太高）。
我还想实施一个系统，让我可以在线保存大多数项目，以增加协作和效率，并减少带宽，尤其是在文档编辑方面。

想象一下每天通过电子邮件来回发送文档 5-10 次。

答案1

首先，我不会尝试使用文件和文件夹来跟踪所有内容。您可以带着最好的意图开始，但很快就会发现维护和同步会变得非常困难。对于显然必须存储在单个文件中的内容，您可以使用版本控制系统（如 CVS、Subversion 或数十种竞争系统中的任何一种），但这只能帮您到此为止。大多数企业正在转向基于云的应用程序和存储。

这让我想到了第二点：不要重新发明轮子。您可以尝试构建自己的自制系统，该系统可以完全满足您当前的需求，但从长远来看，您最好投资于经过实战检验的现有系统。有太多额外的极端情况您甚至无法开始考虑，当您开始修补内部系统时，您将花费太多时间试图破解系统以处理所有奇怪的极端情况（或只是尝试添加新功能），很快您将没有足够的时间投入到像您希望的那样照顾您的客户。最终，维护您自己的系统的成本将超过您为某些现有、开源或商用系统支付的费用。

如果您不介意将文档托管在 Google 服务器上，我强烈建议您使用 Google Apps（或者，如果您想要免费使用，则可以使用 Google Docs）来存储文档。它将为您提供实时协作编辑，并提供一种自然的文档共享方式。它还可以保存文档的每次修订。

我建议使用像 QuickBooks 这样的真正的会计软件来跟踪您的发票和账单。

对于额外的协作，WebEx 是事实上的标准，但由于您的公司仍然很小，因此还有各种其他免费和低成本的网络会议/屏幕共享系统也可能适合您的需求。

要管理所有客户帐户，您应该使用 Salesforce.com 或其他 CRM 系统。（但请注意，任何 CRM 系统都需要一定程度的深思熟虑和定制才能适用于您的特定业务。）您可以尝试使用电子表格，但电子表格最终会变得非常难以维护。

为了记录您的业务流程，您应该考虑设置一个 wiki。更进一步，您还可以设置一个票务系统，如 Fogbugz（如果您的 CRM 系统还没有），它允许您为会议中的每个行动项目创建条目，并跟踪状态，直到每个任务完成。

相关内容