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如何使Word文档规范化？

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如何使Word文档规范化？

我太抠门了，不愿意雇人重新输入一份很长、充满法律术语的扫描文档。所以我用 OmniPage 对其进行了 OCR 处理。但 OCR 输出结果有点令人失望。我得到的 Word 文档有多个行距。前后段落的高度完全不同。

如果整个文档的段落设置都相同，那么这将很容易，但事实并非如此。可能有六种不同的样式。

规范化文档的最简单方法是什么？例如，如果一个段落的行距为 20.4 pt，另一个段落的行距为 20.9 pt，那么我想将它们视为相同的样式并将它们设置为单个值？或者真的，此时欢迎任何建议。

替代文本

答案1

我最终得到了一大堆混乱且无法维护的文件，我需要清理它们。

如果您尚未使用段落/字符样式，那么您将需要学习和使用它们。

在功能区的“主页”选项卡中，查找“样式”窗口。

在 Word 中选择一个或多个段落，然后选择其中一种段落样式，将把该样式的格式应用于您选择的所有段落。

如果您将来想要更改样式，这也使得更改变得更容易 - 只需进入给定样式的样式定义，进行一些更改，然后您的更改将反映在使用该样式的所有段落中。

单击功能区中样式窗口右下角的小箭头可以查看样式列表。

我的文档清理过程

  1. 重新开始（放弃所有当前格式并应用默认段落样式）- 选择所有文本，然后选择与大部分文本相匹配的段落样式。所选文本通常是常规段落，因此我选择“正文”段落样式。现在所有文本的样式都应一致。
  2. 逐步重建文档样式 - 应用标题 现在我按顺序浏览文档并添加标题（扫描整个文档以查找标题 1，然后是标题 2，等等）
  3. 应用其他段落样式- 我继续对所有其他需要应用段落样式的项目（列表、附加段落、标题、表格、图像）执行上述步骤
  4. 应用字符样式- 然后我扫描任何需要应用的字符样式。
  5. 微调样式- 此时文档基本已经完成。我会调整给定文档中需要修改的任何样式。

有用的 Word 快捷键

CTRL+SPACEBAR   Strip character formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+Q          Strip paragraph formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+SHIFT+N    Apply Normal paragraph style.

答案2

我发现，有时 Word 无论如何都不喜欢修复这种情况。如果是这种情况，请将整个文档复制到记事本中，尝试保留批量格式（如空格和段落），然后使用新设置复制回 Word。

答案3

如果您选择整个文档的文本，然后打开段落格式窗口（如上所示），我认为值将为空白，因为有多个值。但是，如果您手动输入所需的值，则所有值都将更改为新值。

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