最近我收到的电子邮件数量开始超出了我的处理能力。因此，我有时会忘记回复重要的电子邮件，或者我花在跟踪和回复电子邮件上的时间比我预期的要多。
有什么好的技巧可以提高电子邮件效率？我主要使用 GMail 和 Mac 的默认邮件客户端。如果可以提高效率，更换电子邮件客户端也是一个选择。
答案1
以下是我处理每天数百条消息的规则和工具。请根据自己的风格进行调整。
- 自动过滤：任何邮件列表、自动提醒我有可以立即查看，每日会议记录等都放入文件夹中。一天结束时，我会浏览文件夹，寻找可能需要更多关注的内容。
- 文件夹：有些人非常擅长将存档的邮件分类到文件夹中。我不是。因此文件夹仅用于自动或半自动过滤（有时需要手动操作）。目前有大约 15 个文件夹在使用中，它们位于 4 或 5 个分支下。
- 归档/删除：就我个人而言，我希望保留所有重要邮件的记录，这样我就有大型档案，其他人可能会删除更多邮件。我将要立即删除外出回复和其他管理员垃圾信息。重点是尽快清除收件箱中的尽可能多的内容——任何不需要我回答的邮件都会被存档（或删除），只要我看到它：它必须离开收件箱。
- 三分钟规则：我回复一条消息需要3分钟或更短的时间吗？如果是，我会在看到后立即回复并存档。
- 重新访问收件箱：您需要多久检查一次收件箱取决于您的情况。在我最忙乱的时候，我会在每次收到新邮件提醒时检查收件箱，并按照上述方法进行清理（包括回复所有符合 3 分钟规则的邮件）。然后，每天大约 4 次，我会花更长时间回复那些需要更长时间回复的消息。
答案2
忽略那些浮华不要拖延，如果你能处理好事情到达时处理它。
我目前正在使用 Outlook，对于收到的每封电子邮件，我都会执行以下操作之一（大致按重要性降序排列）：
- 阅读、回复/转发/处理/处理等、标记为完成、移至文件夹
- 阅读、标记（红色/蓝色/黄色，代表现在/今天/稍后）并移至文件夹
- 已读，移至文件夹（“存档”）
- 删除（例如垃圾邮件）
我的收件箱文件夹只包含未分类的电子邮件，其“完美”状态是空的所有电子邮件均分类放入文件夹并标记/勾选/存档。
在收件箱中，有一个文件夹层次结构，定义了其中的电子邮件与之相关，因此为了找到那些我仍需要处理的邮件，我找到了搜索文件夹，每个文件夹都可以找到我用于现在/今天/稍后的三个标志之一。
我会尽快处理“现在”框中的电子邮件。
回家之前，“今天”框必须清空。
“稍后”框通常用于跟踪我抄送的、不想丢失的对话。
严格来说，“现在”文件夹应该始终是空的，因为这些电子邮件应该立即回复，但如果我正在做某事（例如，回复另一封“现在”的电子邮件）或在假期后处理积压的工作，我倾向于先标记所有内容，然后再一起处理。
答案3
你可能会发现新的GMail 优先收件箱功能很有帮助。
我认为它针对的是每天收到超过一定数量电子邮件的人 - 对于像我这样只收到几封消息的人来说，它有点过度了。
答案4
我发现最好的办法就是时刻保持警惕。当你有时间的时候，经常检查你的电子邮件，并处理它现在而不是等到一天结束的时候，你还有一百多封信要读。