我使用 Exchange Online 和 Outlook 2010，电子邮件量非常大，收件箱也很大。我已经使用彩色类别并将分发列表过滤到特殊文件夹中。我还为文件夹等分配了不同的生命周期。但我的生产力（处理的电子邮件/时间间隔）和可靠性（不忽略东西）还有待提高。
我发现当前设置存在三个问题：
我怀念 Gmail 提供的“分类收件箱”。简而言之，该功能试图突出显示个人电子邮件（而不是批量电子邮件）或我经常回复的人的电子邮件。通过查看按此逻辑分类为重要的电子邮件，我经常可以找到我忽略的电子邮件。
收件箱已经很大了。尝试彻底分类会浪费时间，但如果我不仅能按发件人分类，还能按此发件人的电子邮件数量分类，那就大有帮助了。这将使我能够快速减少收件箱中的电子邮件总数并删除大量过时的内容。
回复电子邮件时，立即查看与此人的所有对话通常很有用。对于重要的事情，我将 CRM 连接到 Outlook，但对于日常事务，我过去常常使用 Xobni。但 Xobni 变得越来越耗费资源，无法正确支持我的语言，而且在我看来专注于连接社交网络（我不想使用）。有没有 Xobni 的轻量级替代品，它不会为所有电子邮件建立全文索引？
答案1
我有点纯粹地使用收件箱，也就是说，我以传统方式使用“收件箱”——只有需要我立即关注的未完成工作才会保留在收件箱中，并始终按“已收到”排序，最新邮件位于列表顶部。其他所有邮件都会被删除（一次触碰策略），或者偶尔我会将邮件藏到主题文件夹中。如果将来有待办事项，我通常会将邮件拖到日历中。我努力在一天结束前清空收件箱。如果每小时都能清空收件箱，我认为这是成功的。
每当我需要查看历史记录时，我（通常）都会转到已删除的文件夹并按“发件人”或“主题”排序，以便快速恢复速度。请注意，一旦对列进行排序，您就可以开始输入以快速找到您要查找的用户或主题。
我鄙视“分组依据”，从未见过它被很好地使用，尽管我见过很多人使用它。如果我看到这个功能被一个没有遇到可靠性和生产力问题的高级用户使用直接相关针对此功能，我将更新我的帖子。
答案2
我有一些建议可以帮助您解决收件箱问题。
首先，我没有看到任何关于个人文件夹文件的提及？您使用 PST 吗？在我目前的工作中，过去 8 个月我在 PST 中保存了超过 10,000 封电子邮件。
我发现 Outlook 中一个很有用的功能是搜索文件夹（但仅限于 PST 文件中）。出于某种原因，我的同事都没有在 Outlook 中设置搜索文件夹。搜索文件夹可高度自定义，并会自动按发件人、重要性、带附件的电子邮件进行过滤。
除了搜索文件夹外，我还使用高度结构化的文件夹布局和一些规则设置来自动将我发送或接收的每封电子邮件复制到 PST。我使用的文件夹组织如下：
2012
- 收件箱存档
- 01-一月
- 2月2日
- 03-三月
- 4月4日
- 5月5日
- ..
- 12月12日
- 已发送存档
- 01-一月
- 2月2日
- 03-三月
- 4月4日
- 5月5日
- ..
- 12月12日
然后我为收件箱和已发送邮件创建规则，这样我发送或接收的每封电子邮件都会根据月份复制到相应的文件夹。这样，您就可以从收件箱中删除邮件，而不必担心找不到旧邮件，只要您设置提醒来更新规则，使收件箱/已发送邮件进入正确的文件夹，您就会拥有所有内容的副本。
除了我的收件箱/已发送邮件 PST，我还有另一个名为“已删除邮件”的 PST。当我删除任何电子邮件时，我会将其移动到我的已删除邮件 PST。如果您遇到主 PST 损坏的情况，建议将收件箱/已发送邮件副本与已删除邮件 PST 分开保存 - 至少您有某种形式的所有电子邮件备份。
由于您现在拥有包含所有电子邮件通信的 PST，请在收件箱/已发送项目 PST 内设置搜索文件夹。如果您在 Exchange 收件箱中配置搜索文件夹，您将看到的只是 Exchange 收件箱中包含的通信、已发送项目和对话历史记录（除非您将 Exchange 电子邮件收件箱中的所有内容存档，否则这些历史记录基本上毫无价值，这会让您在 Exchange 管理员中不受欢迎）。配置搜索文件夹比为您想要为其设置文件夹的每个人/组配置邮件规则要容易得多。
希望有帮助！
里奇