背景：
我们正在使用 Microsoft Office Outlook 2010 通过 POP3 连接 Gmail 帐户。
在公司环境中，电子邮件大小每天都在增加，在我的工作中，有些人的 Outlook 大小就有 40GB！
无论备份程序（GIT、BUP、Bacula 等），当二进制文件发生变化时，必须再次完全复制文件。
Outlook 有一个“存档”消息的功能，可以配置为每 x 天执行一次，并存档特定时间之前的邮件。这个存档功能的好处是主 pst 的大小可以很小，但是执行存档时，相关的 pst 会发生变化（archive.pst），主 pst 的大小会转换为 archive.pst，问题仍然存在。
如何配置 Outlook 以拆分为多个 pst，并获取小型 PST 文件中的更改以实现最佳备份？
以在 Outlook 中实现 Apache HTTPD Server 的日志样式为例：access_log access_log.1 access_log.2 access_log.3 access_log.4
答案1
除了“常规”自动存档（将邮件从 Exchange 服务器或主收件箱中取出但仅存为一个存档文件）之外，我还按日期手动存档（文件 > 存档），例如每三个月存档一个 PST。这样这些就不会发生任何变化，如果不需要，我甚至可以避免打开旧的 PST。您可能可以为此编写一个宏，因为 Outlook 2007 或 2010 中没有内置功能可以执行此操作。
看这篇 Microsoft 支持文章（同样适用于 Outlook 2010）：
Outlook 没有内置将 .pst 文件拆分为多个 .pst 文件的功能。因此，您必须使用以下步骤之一来拆分较大的 .pst 文件：
- 使用档案将项目移动到新的 .pst 文件的功能
- 为此，请按照以下步骤操作：在 Outlook 中，在导航窗格中选择您的 .pst 文件。在文件菜单，如果使用 2007，请单击档案；如果使用 2010，请点击清理工具， 然后档案...。 在里面档案对话框中，单击以选择归档此文件夹及其所有子文件夹复选框，然后单击列表中的一个文件夹。在归档项目早于下拉框中，单击一个日期。单击浏览，指定新 .pst 文件的路径和文件名，然后单击好的。
笔记新的 .pst 文件将显示在邮件文件夹列为 存档文件夹。如果要更改此 .pst 文件的显示名称，请按照以下步骤操作：右键单击存档文件夹，然后点击 特性。 在里面存档文件夹属性对话框中，单击 先进的。 在里面个人文件夹对话框中，输入新的显示名称姓名框。点击好的两次返回 Outlook。
- 使用移到文件夹将项目移动到新的 .pst 文件的功能。
- 为此，请按照下列步骤操作：文件菜单，指向新的，然后点击 Outlook 数据文件。 在里面新的 Outlook 数据文件对话框中，单击 Office Outlook 个人文件夹文件（.pst），然后单击好的. 指定新 .pst 文件的路径和文件名。在创建 Microsoft 个人文件夹对话框中，指定 .pst 文件的显示名称姓名框中。这是 Outlook 在邮件文件夹列表。在包含要移动到新 .pst 文件的项目的文件夹中，单击要移动的一个或多个项目。在编辑菜单，点击移到文件夹。 在里面移动物品对话框中，单击新的。 在里面创建新文件夹对话框中，输入新文件夹的名称姓名框。下选择放置文件夹的位置，单击新的 .pst 文件，然后单击好的。 在里面移动物品对话框中，确保已选择新 .pst 文件中的新文件夹，然后单击好的。
答案2
我建议您以 maildir 格式备份您的电子邮件（每封邮件一个单独的文件）。
为什么使用单个文件：
- 它们易于移动、复制和同步。
- 您只需要备份新消息。
- 与将文件存储在大型单片文件（mbox、pst、db、dbx）中相比，文件损坏的可能性很小
- 您只能使用 Windows 资源管理器来管理它们
信息提取可以从 Outlook 导出邮件并将其保存为单个文件，并可选择使用 ZIP 压缩。如果需要，您可以将这些保存的文件导出回 Outlook 或其他电子邮件客户端。
http://www.maildev.com/msgextract/
（免责声明，我是 MsgExtract 的作者）