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更新 Word 文档

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更新 Word 文档

我正在使用 WORD 2010。我编写了许多程序，有些步骤在两个文档之间是重复的。有没有办法链接文档，这样如果我在一个文档中更新了冗余步骤，它会自动更新另一个文档中的冗余步骤？

答案1

  1. 在其中一个文档（“文档 A”）中，选择第一个冗余步骤的文本。我通常更喜欢只选择段落的文本内容，省略末尾的 ¶ 标记。（如有必要，请按Ctrl+使段落标记可见*。）然后，在插入选项卡中链接组，点击书签插入书签。最好记下书签名称（例如，将其复制并粘贴到记事本文件中），因为稍后您必须手动输入它们。

    如果连续几段中的步骤会显得多余，请一次性选择所有步骤（我省略了组中最后一步末尾的 ¶ 标记）。为该组步骤插入书签。

  2. 重复步骤 1，直到所有冗余步骤和/或步骤组均被添加书签。

  3. 在另一个文档（“文档 B”）中，在想要插入文档 A 中的冗余步骤或步骤组的位置插入一个空白段落。

  4. 使用以下方法之一将步骤或步骤组的文本作为INCLUDETEXT字段插入：

    • 在插入选项卡中文本组，点击目的>来自文件的文本. 选择文档 A. 点击范围，然后输入与步骤或步骤组对应的书签名称。最后，单击插入按钮，然后点击插入为链接。最后一部分很重要。如果您只是点击插入按钮，步骤将作为静态（不可更新）文本插入。
    • 在插入选项卡中文本组，点击探索快速部件>场地。 在里面字段名称列表，选择包含文本，然后点击域代码。之后INCLUDETEXT，输入文档 A 的文件名，然后输入步骤或步骤组的书签名称。如果文件名包含空格，请用引号括起来；如果文档 A 和 B 不在同一目录中，请输入文件的完整路径。

    • Ctrl按+手动添加字段代码F9。在括号 ( {}) 之间输入INCLUDETEXT [file name or path, as above] [bookmark name]。

      例如，我的文档 A 名为 CreatingAReport.docx，与文档 B 位于同一目录中。我想插入一组说明如何设置打印机的步骤。在文档 A 中，我为这些步骤添加了一个名为 SettingUpThePrinter 的书签。在这种情况下，我的字段代码将如下所示：

      { INCLUDETEXT CreatingAReport.docx SettingUpThePrinter }

    如果文档 A 包含字段（例如日期字段），当内容插入文档 B 时不应更新这些字段，除非您在文档 A 中明确更新它们，否则您可以向!\通过三种方法中的任何一种插入的字段代码添加一个开关。

  5. 对每个多余的步骤或步骤组重复步骤 3 和 4。

完成此操作后，您可以更改文档 A 中已添加书签的文本，然后更新文档 B，使其显示这些更改。或者，您可以更改文档 B 中插入的文本，然后将这些更改保存回文档 A：

  • 在文档 A 中对书签文本进行更改，然后保存文件。在文档 B 中，按Ctrl+A选择整个文档，然后按F9更新其中的所有字段。
  • 对文档 B 中插入的文本进行更改，然后按Ctrl+ Shift+F7更新文档 A 中相应的书签文本。

笔记：如果文档中的步骤是自动编号的，并且您通过单个书签插入一组步骤，您可能会发现这些步骤的编号从 1 重新开始。我发现解决此问题的最可靠方法是等到所有步骤都添加到给定程序中，然后完全删除并重新将编号应用于整个程序（或者更好的是，等到所有步骤都添加后再应用编号）。如果您尝试右键单击组中第一步的编号，然后单击继续编号，当您稍后更新字段代码时，所有或部分步骤组的编号可能会被重置为 1 或其他奇怪的值。

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