我已经能够弄清楚我想问的问题的基本内容，但需要更多地澄清它将如何实时工作，以及我需要做什么才能确保这个解决方案有效。
情况是：
我同时在做很多项目，我需要定期向团队汇报进展，并分配任务责任给相关人员。我的目的是创建一个项目列表作为待办事项列表，并不断更新注释直到项目结束。在此期间，我需要将任务分配给团队成员。这样他们就能快速了解每个项目的进展情况，他们可以打开任务并查看注释以了解已完成的所有步骤。
我采用的方法如下：
我在 MS Outlook 2013 的任务菜单中创建了一个名为 Project 的新文件夹。目的是让我的整个团队都能查看。
我正在为每个项目创建单独的任务并用注释更新它们。
我想了解以下内容：
如果我将特定任务分配给有权访问该文件夹的团队成员，该任务会从每个共享文件夹中消失还是仍然可见于同一个文件夹中？
在注释部分，我希望 Outlook 自动拾取输入者的姓名首字母（类似于在消息回复的评论中发生的情况），但找不到任何地方可以这样做。这可能吗？
分配任务后，我是否有方法向团队成员发送任务中的提醒，还是仍然需要手动跟进？
在团队成员更新笔记后，如何让他们将任务发回给我？
我可以限制团队成员编辑任务中除注释之外的任何内容吗（例如他们不能将其标记为已完成或更改主题或更改截止日期）
我知道可能有一些软件和共享点可以做这种事情，但用途非常有限，因此没有必要投资它们，而且每个人都使用 Outlook，因此它将提供快速概览，而不是登录新的东西。