为我们的 MS Exchange 2003 系统起草电子邮件保留政策。想知道其他人的政策是什么——在线保留多少天、删除多少天等。谢谢！
答案1
它应该是您整体文档保留策略的一部分，而不仅仅是 Exchange 服务器的策略。我们的文档保留策略（由法律部门起草）规定，超过 90 天的电子邮件必须删除。如果在收到电子邮件 90 天后仍需要保留其中的信息，则应将其作为文件（rtf、doc、pdf 等）保存到磁盘（而非 .pst 文件），此时它受我们的文档保留策略的约束。不允许使用自动归档机制。
编辑：回应 Evan 的评论：
是的，这个问题问得很好。这确实很严厉。但是，我们花了很多时间（呃）来强制执行这项政策，并对其进行监管（即审计），所以它确实有效。第一次尝试遇到了您所描述的那种反抗，然后又进行了修改，最近又重新部署了。我同意电子邮件应该包含在总体保留政策中，而不是留给一个独立的政策。仍然有很多人抱怨无法利用 Outlook 功能来管理电子邮件。更重要的是，部门主管必须每年审计保留政策并签署部门合规性，对内部控制负责。
即使实施了邮箱配额，使用此类策略对您的存储解决方案也具有可争议的好处。仍有很多与“无用”相关的问题，人们会用“去做”之类的说法来回答。
答案2
撇开法律问题不谈，我赞成尽可能长时间地保留电子邮件。我自己的电子邮件数据库可以追溯到大约十几年前，有时访问这些信息非常有用。磁盘空间很便宜，而且越来越便宜，机器也越来越快、越来越便宜。
答案3
我同意 squillman 关于解决合法性障碍的观点。我会首先与法律部门沟通，以避免以后出现任何麻烦，并解决可能的合规性问题（HIPAA/SOX/PCI）。在我看来，行业通常要求合规性与法律性并重。
从那时起，我会关注 IT 内部的常见指标，例如用户总数、每小时/每天/每周/每月的平均增长率等，以确定保留在线存储的天数（如果法律没有规定）。根据我的经验，在存储方面也总是给您自己留一点余地，而不是给用户留一点余地。通常，用户会占用他们所获得的电子邮件存储空间（尤其是 Outlook/Exchange 商店），因此如果资金紧张且存储空间非常紧张，请稍微降低保留策略以缓解未来的财务/技术问题。