我的一位客户有一家小型咨询公司，有五个员工，他们通常在远程工作。
他们习惯使用 Outlook，但使用 POP 并不是一个好选择，因为电子邮件最终会分散在不同的计算机上。即使客户端配置为在服务器上保留邮件副本，这也仅适用于传入的电子邮件，而传出的电子邮件仅在发送它们的 PC 上可用。
我如何让用户继续使用 Outlook，但将所有电子邮件保留在服务器上？我听说过 IMAP，它应该可以让服务器和客户端保持同步，但我不确定。我还担心通过互联网进行远程访问会导致延迟，但我不知道这是否应该引起关注。
答案1
正如已经指出的那样，IMAP 就是为这种情况而设计的，应该没问题。
Outlook 可以用作 IMAP 客户端，但 Thunderbird 也是一个很好的选择，甚至可能更好，因为 Outlook 实际上是与 Exchange 服务器一起使用的。
另一种可能性是使用网络邮件，其中所有内容都集中存储。您可以使用任何商业提供商（例如 GMail），或者如果您愿意，也可以设置自己的服务器（或托管）。有许多优秀的邮件服务器和网络邮件软件包，还有许多免费软件（例如 Postfix、SquirrelMail、RoundCube）。
这两个选项也可以结合起来（可能是最好的）：大多数网络邮件系统本身可以使用 IMAP（有时甚至是默认设置），因此您可以交替使用 IMAP 和网络邮件，以实现最大的灵活性。
对于外发邮件，大多数 IMAP 客户端允许您自动将外发邮件的副本存储在服务器上的文件夹中（特殊的“已发送”文件夹或您当前所在的文件夹）。然后，外发邮件的副本将像通过 IMAP 发送的所有其他邮件一样可用。我自己在 Thunderbird 中就使用了此功能。
编辑：
除了邮件之外，你的客户还可以利用一些带有共享日历等功能的群件/协作软件。例如有没有开源的 Exchange 服务器？一些选项。或者也许 wiki 更合适。无论如何，除了电子邮件之外，拥有其他沟通方式是非常有益的。然而，哪种解决方案合适将取决于确切的工作类型（常规办公室工作、技术支持、软件开发、创意工作、研究……）。
答案2
我会认真考虑劝说该客户放弃内部解决方案。
对于 5 个用户来说，这有点过分了。随着托管 Exchange 解决方案的兴起，使用托管 Exchange（或其他托管解决方案，如 Google Apps）的理由有很多：
- 安全：拥有管理团队的专业公司很可能比提供外包服务器支持的小公司更能保证服务器的安全。他们有专门的团队来确保服务器安装最新更新。
- 备份：大多数 Exchange 提供商也会对其 Exchange 服务执行备份，请检查细则以确保无误。
- 速度：一旦离开现场，这些提供商的速度很可能比速度较慢的连接上的托管内部解决方案快得多。
- 可靠性：数据中心托管的解决方案应该比内部解决方案具有更好的正常运行时间/可靠性。
如果您担心延迟，请使用缓存，Outlook 与这些解决方案的集成是无缝的。如果必须使用 Outlook，使用 IMAP 是一种黑客行为，您会错过很多对小型组织有用的功能，例如共享日历和联系人。当 Outlook 不可用时，带有 Exchange 的 Web 客户端非常有用。
我非常支持开源，使用过许多不同的电子邮件服务器和电子邮件客户端。其中的“王者”仍然是 Outlook，适用于所有业务。与 Outlook 配合最好的服务器是 Exchange。
尽管如此，希望我不会成为公司的托儿，我使用过一个很棒的供应商，那就是中间体。他们有经销商帐户，因此您可以在提供支持的同时“追加销售”解决方案。凯里奥还有一个克隆版本，我自己还没有尝试过，但听说它可以很好地替代托管 Exchange。市场上有很多玩家，所以请找到一个符合您目标公司账单的版本。预计托管 Exchange 计划每月每个邮箱的费用约为 10-15 美元。
答案3
配置客户端不保存外发电子邮件的副本。还配置它们自动将同一封电子邮件密件抄送：“发件人为 <address1> 至 <address1>”。设置一条规则，如果电子邮件是 <address1> 并且我不在收件人列表中，则将其归档到“已发送邮件”下。