我被要求整理一份包含我们所有年度 IT 采购内容的文件。
人们如何组织这些。我现在有一个简单的电子表格，左边是项目，顶部是月份。看起来很糟糕，无法很好地显示我想要包含的所有信息。有没有人使用过可以跟踪并可能提醒重复购买的程序（最好是免费的）。
例如，我们必须购买打印机墨水、空白 CD、压缩空气和其他可用耗材。此外，我们每年更换电脑，并且需要更新许可证。还有域名。
甚至一个我可以用我们的数据进行修改的 Excel 模板也会有很大的帮助。
答案1
我经常根据会计部门的期望和我所在部门的需求来设计电子表格。通常，我发现通过实现 IT 和会计部门之间的协调以及跟踪历史和经常性支出，电子表格的价值最大。
我通常会将经常性费用单独列在电子表格中。例如，经常性支持、许可和服务合同将单独跟踪。关键细节包括合同期限、每月费用、年度费用、计费条款、说明和服务提供商。
对于年度历史支出，这将是一个相当简单的电子表格。购买日期、供应商、任何注释、成本、付款方式、购买者以及任何适用的参考编号。（采购订单号、会计类别等。）
对于提醒，我建议使用共享日历解决方案。我们部门内有重复的任务和标准化程序，这通常是更新的地方。我首选的解决方案是在共享 IT 日历和负责员工的个人日历上都设置提醒。有些事情可以监控，例如 SSL 证书到期。有了支持合同，供应商通常也很乐意提醒。