我花了很多时间为那些不太重视 IT 或没有全职员工处理常见问题的公司执行邮件迁移。因此，管理电子邮件使用和最佳流程的政策从未制定。这些环境中的最终用户是非技术人员，并且倾向于抵制变革。
我非常了解更改/移动/升级邮件平台的机制。在大多数情况下，我帮助公司从基于 Linux 的 POP3 或 IMAP 迁移到 Microsoft Exchange。这种迁移暴露了许多用户的不良习惯。
我担心的并不完全是我过去遇到过的电子邮件囤积问题；每个公司总有一个。这是关于我在与某个公司合作时经常看到的问题和滥用行为。
在上次迁移期间，我看到：
用户
CC:在每封电子邮件上写下自己的信息（大概是为了跟踪消息线程？）。300 兆字节消息在里面发送的邮件文件夹？！？
发送 Outlook 阅读回执的用户每一个传出消息。
维护子文件夹的用户每一个与他们通信的联系人。有时是手动的。有时是违反客户端规则的。
子文件夹组织过度. （某些文件夹中只有一条消息）。
下的子文件夹收件箱（我不确定这是不是一个坏习惯，但它感觉错误的）。
无偿使用优先级标志。一切都是 非常重要！！
4 年以上电子邮件经验发送的邮件文件夹。
25,000 件或更多物品收件箱（其中很大一部分尚未阅读）。
15,000 条或更多消息在里面删除的项目文件夹。
用户24,000 件商品草稿文件夹！（客户端规则应用错误的结果）。
自动档案越来越不受控制。
这是怎么发生的？
- 是不是因为电子邮件相对较新，而用户还未了解如何正确使用它？
- 这是一个 UI 问题，删除的项目文件夹只是一个一把钥匙归档系统？
- 管理人员是否没有尽到自己的责任来温和地帮助纠正行为？
- 如果用户在使用基本电子邮件时遇到问题，我该如何应对教他们如何外出回复以及如何使用群组日历（gulp）的挑战？
我的问题是，是否有一套关于如何管理电子邮件的标准指南？（甚至是小册子？）
用户教育问题往往会减慢这些部署的速度，因为我正在通过各种方式改变人们已经形成的工作流程。当这影响到组织中各个级别/角色的人员时，似乎没有一个标准。
答案1
此类情况是由以下几个因素造成的：
- 没有对邮件使用进行正规教育
- 基于民间智慧的常见任务传输，例如休假规则以及如何设置自动文件
- 不删除任何内容不会带来痛苦
如今，我们还没有达到大多数员工在整个职业生涯中都在处理电子邮件的程度，但正在接近这一水平。但对于已经处理电子邮件超过十年的人来说，我们肯定已经超过了 50%，所以过去仍然存在很多不良做法。
我参与的最后一个 Exchange 环境存在所有这些问题。部分原因是少数人坚持使用非 Outlook 界面的 Exchange，这会产生....副作用。部分原因是随机摆弄直到看起来差不多了，然后就搁置了五年。
电子邮件管理是一种强烈地个人的事情，并被高高地强迫男人仅仅因为一些愚蠢的小册子说应该这样就将文件归档，这种做法并不受欢迎。在邮箱配额极小的环境中，您最终会得到大小异常的 PST 文件，就像您的文件夹太多示例一样。
我们过去经常花时间教育用户的地方是：
- “已删除邮件”文件夹不是文件柜。事实上，清空它！以下是如何设置自动删除过程...
- 设置外出规则时，请遵循以下一些准则。
- 当您收到“您的邮箱太大”电子邮件时您可以这样做。
简而言之，我们专注于痛点领域。我们不在乎用户是否每天创建一个文件夹来存放一天的信件，或者他们是否只是将所有内容留在收件箱中，并在需要时进行搜索（gmail 风格！）。
- 删除的项目实际上，当我们在迁移过程中对已删除项目进行全系统清除时，有些用户会变得相当暴躁。因此，我们编写了一些内容来阻止将垃圾箱用作文件柜。
- 外出规则高级系统管理员已经厌倦了处理帮助台关于调整写得不好的 OO 规则的请求，因此我们编写了一些关于如何设置良好 OO 规则的培训。
- 邮箱太大我们有邮件配额，因为我们必须这样做。所以我们写了文档，说明如何保持在配额以下。随着时间的推移，我们的常旅客改变了他们的邮件保留方式。
我们执行的唯一标准是：
- 将邮箱大小控制在一定范围内（以下是一些方法）
- 不要用 OO 消息打扰别人
- 不要泄露您的邮箱密码，即使是您的秘书也不要泄露。我们是认真的。以下是您委派的方式...
答案2
我喜欢用家里的邮箱来类比，尝试处理“坏”电子邮件用户。
您不会将所有未打开的垃圾邮件留在邮箱中，也不会保留账单、侄女在动物园的照片或其他任何东西。您会将其取出并扔掉，或将其放在其他地方以保管。请像对待家庭邮箱一样对待您的电子邮件邮箱。
话虽如此，用户教育和适当的培训大有裨益。我们在合理范围内执行邮箱限制，并将发送和接收大小限制与 Google 保持一致，以避免出现问题。无论如何，总会有一位用户认为一切“都应该正常工作”，而不需要他们处理（即在多年积累的某个时候清理邮箱）。