用户到处积累文件，造成浪费/混乱，有什么最佳策略和支持工具可以帮助清理它？

Question 1

好的。鉴于您对系统管理员的真正问题（在评论中）的回答，我将概述我使用的方法。它是清晰的策略和简单的文件系统布局的组合。

政策：每个用户“拥有”自己的文件共享。IT 不拥有它，而是用户拥有它。但就像城市范围内的土地所有权一样，所有权也伴随着责任。对于哪些内容可以存储在文件共享中，哪些内容不能存储在文件共享中，给出了明确的指示。例如，与工作相关的文件可以存储在文件共享中，而个人音乐和电影则不能。

反过来，每一个fileshare 归某个特定的人所有。这一点很重要。如果 IT 知道谁“拥有”什么，那么 IT 就无需猜测“公共”区域中数据的商业价值。我们可以直接去找所有者说“嘿，你拥有这个充满未知数据的目录；请从商业角度证明这一点，否则我们将删除它。”

每个文件共享都带有配额（目录的最大大小），并且该配额最初故意设置得相当低，例如 200 MB。文件共享的所有者（并且只有其所有者）可以请求增加配额，但必须由用户老板批准的业务原因。IT 部门可以在增加配额之前审核目录是否符合政策。IT 部门可以查找看似未使用的数据并要求所有者证明继续使用磁盘空间的合理性。

当用户离开公司或调动工作时，其用户目录以及任何 \Public 或 \Project 文件夹都会被其直接主管“继承”，并且该主管有一段特定的时间（比如 14 天）来检索或重新分发在该共享中找到的任何数据，或者为其找到新所有者，之后 IT 部门会将其全部删除。

文件共享布局。默认情况下，每个用户都会获得类似以下名为 Bob 的用户的示例内容：

\Users\Bob
\Users\Bob\Private (default permissions set so only Bob can read/write here)
\Users\Bob\Public (default permissions set so any employee can read/write here)

Bob 可以完全控制权限，并可以根据需要创建子文件夹。如果他想托管项目数据，他可以创建 \Users\Bob\Public\ProjectBlue 并根据需要设置权限。如果需要，可以向 IT 部门寻求帮助。

某个时候，ProjectBlue 可能会超出 Bob 的能力范围，并被转移到另一个层级。比如 \Public 或 \Projects 等。如下所示：

\Public\ProjectPurple  (owner: Sam Spade)
\Public\NewEmployeeDocs (owner: current head of HR)
\Public\AdvertisingCampaigns (owner: Pat Seyjak)
... and so on.

我会非常谨慎地通过文件系统运行脚本清理。IT 的工作是出于业务相关原因保持数据系统正常运行，就像设施部门的工作是为每位员工提供办公桌一样。设施部门不希望员工在办公桌抽屉里养仓鼠，但他们也不会到处帮员工清理办公桌抽屉。太多方法可能会出错。想象一下，如果设施部门每个月都会检查你的抽屉，并将他们不理解的任何东西重新放到地下室的储物柜里，迫使你去那里认领，否则他们就会把所有无人认领的东西运到垃圾场，你会有什么感觉。

我们 IT 人员并不了解业务的方方面面。如果我们负责梳理所有数据，并决定哪些数据与业务相关，哪些数据应该被隔离或删除，那么我们就有了很多犯错的机会，会中断工作流程，并导致我们与用户之间产生反感。

但我们可以创建简单的规则和组织层次结构，将责任推回到其所属的位置：最接近生成数据的业务方面的员工。

无论如何，这是我的（冗长的！）意见。它可能适用于也可能不适用于您的情况。

注意：“所有者”这个词可能太强烈了。你可能需要调整它以适应公司文化。想想“管家”或“受让人”或“负责人”。

此外，拥有某些指标也很有帮助。例如，存储的年度总资本和维护成本就很方便。例如，如果您每年在数据存储上花费 40 万美元（包括设备、电力、备份、服务合同、管理时间等），而 Bob 不知何故“拥有”了所有正在使用的磁盘空间的 22%，那么现在您就可以用具体、易懂的术语与管理层讨论该使用情况。

Answer

好的。鉴于您对系统管理员的真正问题（在评论中）的回答，我将概述我使用的方法。它是清晰的策略和简单的文件系统布局的组合。