在 Exchange 服务器上有配额的 Outlook 用户必须备份电子邮件。考虑从 2013 年到 2002 年的电子邮件存档。从长远来看，使用 PST 文件管理和备份电子邮件的最佳方式是什么。哪种文件结构最适合存储和搜索（PST 文件的最大限制）。
答案1
在 Outlook 2010 和 2013 中，.PST 文件的大小限制为预配置为 50 GB. 某些文件系统对文件大小的限制一般为 4 GB。
示例：若要在 USB 记忆棒上进行 .PST 备份，如果您的 .PST 超过 4 GB，则该记忆棒必须足够大并使用 NTFS/ExFAT 格式化。
每个文件夹的项目数量似乎没有硬性限制。但我建议不要超过 2,000 个项目。否则，搜索和导航会变得相当慢。
“文件结构”可以基于内容，也可以基于时间。基于内容的结构意味着根据客户、项目、主题、技术等对文件进行分类。这有助于手动导航，但最初对所有文件进行排序需要时间。另一个缺点是文件可能属于多个类别。
随着强大的搜索功能的出现，基于时间的结构得到了越来越多的追随者。根据每个时期的传入/传出消息数量，按天/周/月/季度/年组织文件是有意义的。限制是上面提到的每个“存储桶”的最大项目数。我为传入和传出消息保留了单独的文件夹。
根据您的电子邮件流量，2002 年至 2013 年的存档可能需要多个 .PST 文件。通常只绑定最新的 .PST 而不绑定较旧的 .PST 是明智的做法。显然，忘记 .PST 密码会使 .PST 文件变得毫无用处。
我对一个特殊点不太确定：假设你存储了多年的加密邮件。要真正阅读这些邮件，你需要在创建时有效的私钥。确保你把这个问题解决了。但我不知道怎么做。
除了技术标准之外，工作要求也可能影响文件归档结构。专门用于存放“正在进行的工作”或“重要”项目的文件夹有助于组织日常工作。