答案1
我会把它弄得尽可能小，但有几件事做需要明确说明。我使用短语“通信系统”来涵盖所有形式的通信……电子邮件、即时通讯、电话、内部网、博客、协作空间等。
1-企业通信系统不是私密的。 通过公司网络或服务进行的任何通信（无论是个人通信还是工作通信）均属于公司财产。公司可以自行决定监控、审查、搜索和重新发布使用其网络或服务进行的任何通信。
2- 不尊重、辱骂或粗暴对待他人（无论他们是公司员工还是外部人员）都是不可接受和不允许的。这包括但不限于人身侮辱、辱骂性语言、亵渎、明确或隐含的性暗示以及提及任何“受保护”的阶层或地位。无论上述对待的对象是否是沟通的一方，此政策均适用。
3- 必须尊重版权和作者身份。任何由他人撰写的材料，如果用于任何形式的电子商务，都必须注明出处。如果作者身份不明，则必须注明。
4-处理机密或专有信息时必须格外小心。
5- 书面沟通应遵循公司风格指南和其他已发布的指南。
6- 希望所有员工在使用公司通信系统时能够做出合理的判断。
答案2
mfx 发布了一个很棒的列表，我只想补充一点。
不管你做什么不添加免责声明。特别是如果你有大量技术人员，这只会让他们看起来像白痴。
答案3
我不太喜欢这样的政策，我建议上述常识性的做法是最好的。你现在需要引入这样的政策有什么特别的原因吗？
无论如何，在我的组织中，有一份官方的“电子邮件政策和指南”——一份长达 7 页的文件。我怀疑是否有人读过它，但其中规定了以下内容：
- 法律要求（包括责任）
- 限制病毒传播
- 个人使用津贴
- 保密
- 监控
- 格式、语言和风格指南
- 附件规则
- 转发和抄送
- 管理电子邮件提示
- 分发列表的使用
- 应该做和不该做的事情的清单
我会用 Google 搜索“网络礼仪”或“电子邮件礼仪”。这应该会给你很多想法。
答案4
您采取的基本方法很有意义。以下是一些关于如何继续前进的考虑因素：
- 看有关归档的一些注意事项，请参阅此 Server Fault 问题。
- 您在这种政策上投入的工作量与您处理的数据的敏感度以及被起诉和/或审计的频率直接相关。
- 如果您经常被起诉，那么您就应该淡化电子邮件作为沟通组织战略、客户数据或敏感信息的媒介的重要性。将此类沟通或信息转移到更易于管理的系统中。
- 如果您经常被起诉，您的邮件保留期将完全取决于您是否遵守管辖法律、法规或合同要求。
- 如果您没有受到很多起诉，那么您的邮件保留期将完全取决于存储成本。
- 我认为偶尔的个人使用是可以的。（其他人不同意。）但要明确说明所有内容都已存档且可查找。个人交流应该更像是“我们 5 点一起吃晚饭吧”，而不是“让我告诉你我的个人健康状况”。
- 如果您的员工不够专业，您需要一个工具来帮助主管纠正不良的电子邮件礼仪，那么风格指南就是您的最佳选择。其他人并不关心这一点。
- 培训并告知您的员工！如果您的管理层/律师制定了非常具体但不太明显的规则，请确保这些规则在多个场合得到清晰表达。
- 尽快让电子邮件工作组里的蠢货闭嘴。指挥和控制类型的人会想要实施电子邮件主题行策略、标准字体等。