我最近继承了一个混乱的 IT 系统（尽管我们有服务器，但我们甚至不使用域和组策略）。
不过，我经常遇到的一个主要问题是用户的 Outlook 数据文件数量非常庞大（例如 49GB），你可以想象这会导致一些问题。我们使用通过 Rackspace 托管的 Microsoft Exchange。我们的员工声称他们需要保留这些电子邮件，因为我们是一家产权保险公司。
我的问题是：有没有更好的方法可以拆分这些数据文件，只保留当前需要的文件，并备份已删除的电子邮件以供以后查看？是的，我知道我可以尝试将已删除的电子邮件文件夹导出到 Outlook 数据文件，但该文件本身会非常庞大，需要花费数小时才能为每个用户完成备份。如果这是最好的方法，我可能可以在一夜之间完成，但我只是在寻找一种更优雅/快速的方法来处理这个问题。我觉得我对这些电子邮件所做的任何事情都会花费时间。这可能听起来像一个愚蠢的问题，但我们的用户非常挑剔，变化会让他们害怕。
答案1
（我回答这个问题是因为这是我非常关心的一个话题，但对于 ServerFault 来说这是一个边缘问题，因为除了技术方面之外，它还有一个巨大的“用户管理”组件。）
正如 Sven 在评论中所说，如果您有合法的保留要求，您需要一个合适的归档解决方案。您标记了此交换，如果这是正确的，那么有许多存档、保留和策略执行工具可用。
我认为你需要考虑的另一件事是文档管理。如果你的用户有 GB 的电子邮件，我敢肯定你真正拥有的是 GB 的附件。 您的用户保留所有带有（可能有很多冗余的）附件的电子邮件，因为他们已经养成了使用电子邮件进行文档管理的习惯......他们基本上将电子邮件用作文档的元数据。
如果是这种情况，还有其他适用于 Outlook 和 Exchange 的工具可以让您更好地控制附件，如果您的用户依赖电子邮件来存储带有上下文的文档，那么您可以查看的其他工具是从 Outlook 中提取电子邮件。
虽然实施新的业务流程来更好地管理你的文档和信息并不完全是一个技术问题，但如果你负责 IT 部门，这是您可以通过寻找更适合人们使用的技术来支持该业务的领域。
答案2
您有几个选择。您可以为用户创建一个 Exchange 存档，并创建一个保留策略以将数据移入存档（您可以指定时间）。这会将数据移出主邮箱并防止 OST 膨胀。
您还可以使用 Outlook 中的同步滑块来确保只有有限的数据集下载到 OST 文件（这需要 Outlook 2013 或 2016）。如果没有 GPO，这将很难管理。
您还有很多可以存档 Exchange 数据的第三方产品，但我不确定它们在托管环境中如何工作。
希望这可以帮助。
答案3
如果他们想将其保存在机架空间中。我相信他们有一个存档功能，您可以使用它来存档旧邮件，这样它就可以备份它，并且不会计入邮箱的数据限额。或者在备份的服务器上托管文件，这样他们就可以从邮箱中获取一些电子邮件。