与大多数公司一样，我们设有专门的部门和员工。我们希望设置工作电子邮件地址，例如 accounting@ 和 sales@。这些电子邮件应该被多名员工看到。实现此目标的更好方法是什么：
- 有一个单独的电子邮件帐户，供所有员工使用？在这种情况下，发给 sales@ 的电子邮件的回复将来自 sales@。
- 将发送至 sales@ 的电子邮件转发给相应的工作人员，这样，发送至 sales@ 的电子邮件的答复就会来自 aubrey@。
这两种方法都有优点（在第一种情况下，任何回复对所有人都是可见的），也有缺点（我们使用 Office365，因此在第一种情况下需要额外的许可证）。
对于这种情况，设置电子邮件帐户的最佳方法是什么？
答案1
两种方法都行不通。相反，你应该做以下其中一件事：
创建共享邮箱并向所有需要从中读取邮件的用户授予访问权限。有关设置的信息可在此处找到：https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/email/create-a-shared-mailbox?view=o365-worldwide。此方法与共享帐户类似，但有以下几点不同：
- 它不需要任何特殊登录。一旦用户获得邮箱的授权，并将邮箱添加到他们的 Outlook 配置中，它的工作方式就和他们常规帐户上的任何其他邮箱一样。这大大简化了用户的工作，并且如果您出于某种原因必须撤销用户的访问权限，也会使事情变得简单得多（您只需撤销该用户的访问权限，根本不需要更改凭据）。
- 如果邮箱足够小，则不需要许可证。目前，邮箱大小限制为 50GB（这是很多邮件数量）。如果达到此限制，则会有一个接收邮件的宽限期，因此您可以添加许可证而不会丢失任何入站邮件，但在添加许可证之前它无法发送电子邮件。
- 某些 Outlook 版本不支持共享邮箱。值得注意的是，移动版和 macOS 版无法访问共享邮箱。
创建一个包含所需用户的 Office365 组，然后将其设置为允许成员代表组地址发送电子邮件。有关此操作的信息可在此处找到：https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/create-groups/create-groups?view=o365-worldwide和这里：https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/create-groups/allow-members-to-send-as-or-send-on-behalf-of-group?view=o365-worldwide。这更像是您的转发方法，它不需要任何许可证，并且回复不会对所有成员可见。
微软有一个官方页面比较这些方法，位于此处：https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/create-groups/compare-groups?view=o365-worldwide
值得注意的是，这两种方法（以及您列出的两种方法）都存在一个问题，即其他用户无法轻易看到特定用户发送的有关在共享地址上收到的邮件的回复。只需让您的用户始终使用“全部回复”而不是“回复”即可轻松解决此问题（我相信您实际上可以使用组策略在 Outlook 上强制执行此操作，但我不是 100% 确定）。