我父母拥有一家相对较小的机械车间，他们希望能找到一种方法，将采购订单和发票等文件扫描到系统中，然后由场外人员将它们输入到他们的会计软件中。有没有一种相对便宜的扫描仪（最多几百美元），可以让他们简单地将收到的文件放入托盘中，让它们自动通过扫描仪并发送到计算机上的文档系统或文件夹等？他们有一台多功能打印机/扫描仪/传真机，但扫描过程需要更精细，而不是将纸放在扫描仪上，然后将其扫描到计算机中等等。
对于这种类型的系统来说，一个好的选择是什么？
答案1
答案2
我一直在寻找解决同一问题的方法。我发现最好的/最具成本效益的解决方案是购买一台具有双面打印功能的网络连接扫描仪，该扫描仪可以写入网络共享（最好不需要额外的软件）。其次，扫描仪应该能够使用绑定到按钮的预配置配置文件进行扫描。这样，您只需按下按钮即可自动扫描所有内容。
这是扫描仪（可能是多功能打印机/扫描仪/传真机）应该具备的两项功能。使用多功能扫描仪/打印机/传真机的优点是可以少用一件硬件。
我使用戴尔 2155cdn 扫描仪，但还有其他几款。我用了两年左右，只需将一周内收到的所有邮件放入扫描仪，按下按钮，下次坐下来处理办公室事务时，就可以归档和整理文件。效果非常好。
答案3
您可以购买联网多功能打印机 (MFP)，它配有自动文档进纸器 (ADF) 和双面打印功能，可以扫描到电子邮件或网络共享，价格仅为 200-300 美元。但它们的扫描速度相当慢，工作流程不够自动化（根据我使用佳能 MFP 的经验）。更好的工作流程提供联网 MFP，允许在 MFP 上配置您自己的扫描配置文件（但您可能不会以低于 3,000 美元的价格购买）。对于扫描，您将一堆文档放入 ADF 中并选择扫描配置文件，然后 MFP 可以完成其余工作。希望因为会发生双张进纸和卡纸，或者您需要 MFP 不提供的语言的可搜索 PDF，...
为避免双重进纸，请使用具有超声波双重进纸检测功能的扫描仪。如果您扫描的文档不是完全平整的（例如折叠的发票或沾有几滴雨滴的采购订单），则扫描图像在页面的某些部分会显得有些模糊。如果您需要可搜索的扫描文档 PDF，这将给 OCR 软件带来问题。OCR 软件可能无法将模糊区域识别为文本/图形。因此，您最终得到的 PDF 只有部分可搜索（或可以复制和粘贴到会计软件中），而其他部分（可能包含相关信息）则不可搜索。为避免这种情况，您需要使用 CCD 元件而不是 CIS 的扫描仪。这是因为 CCD 的景深比 CIS 大得多，因此可以避免纸张不平整时出现模糊区域。我有一台带有 CIS 的佳能 ScanFront 300P 网络扫描仪，这些无法从 PDF 复制和粘贴的模糊区域很麻烦。柯达 Scan Station 500 和富士通 fi-6010N 都配有 CCD。除此之外，佳能 ScanFront 300P 易于使用，其触摸屏和可配置的扫描配置文件提供了简单的工作流程，但对我来说速度太慢了（根据规格，速度：单面 25ppm 彩色，200/300 dpi，双面 40 ipm）。此类网络扫描仪的价格至少为 1,500 美元，甚至是其两倍。所以不要指望以低于 1,500 欧元的价格买到一台具有可接受的扫描速度、图像质量和用户友好/自动化工作流程的 MFP（除了合理的打印速度，......）。你最好准备 3,000 美元以上。
在商业环境中，建议使用更高的扫描速度。制造商通常将扫描速度定为 200 或 300 dpi。但有些文档可能需要 400 dpi 甚至 600 dpi（如果它们包含非常小的字体，需要 OCR 软件读取才能生成可搜索的 PDF）。许多文档扫描仪在 400 dpi 或更高时速度会大大降低。当您想要从扫描中获取彩色图像而不是黑白或灰度图像时，有些扫描仪的速度会变慢。颜色信息可能很重要，例如，如果有彩色注释或用荧光笔标记的部分（它们可能会在灰度或黑白图像中完全消失）。因此，在购买前请检查彩色扫描速度的技术规格。如果规格为 200 或 300 dpi 时每分钟彩色扫描 25 页（单面模式，双面模式每分钟 50 张），则很有可能每分钟彩色扫描 12 页（400 或 600 dpi 时单面，双面模式每分钟 24 张）。在商业环境中，我发现这太慢了。为了留出一些余地来进行更高分辨率的扫描，我会寻找一台彩色扫描速度至少为每分钟 30 页或更好的文档扫描仪（单面，双面模式每分钟 60 张）。
我不建议你购买消费级 MFP。使用这样的硬件和软件，你无法以合理的速度实现自动扫描的目标。相反，你会浪费很多时间摆弄这样的设备。对于小型企业来说，1,500 欧元甚至 3,000 欧元是一笔不小的数目，但从我自己的经验来看，这就是你接近目标所需花费的金额。