我刚开始在一家拥有约 200 名用户的中小型建筑公司的 IT 部门工作。我的职责之一是设置和配置所有新进的机器。
我想要一些关于如何最好地管理安装盘和随附软件许可证的建议。此外还有任何附加许可软件（如 Autocad、Photoshop 等）以及外围驱动程序盘（如打印机和扫描仪）。
目前，每台机器都与资产 ID 相关联并带有标签。所有资产 ID 都保存在电子表格中，其中包含适用的序列号、当前用户、保修信息和软件许可证。然后，物理磁盘保存在机柜中的文件夹中。每个文件夹都标有资产 ID 号以及当前用户。
我的问题在于，在我加入公司之前，系统维护得并不完善。有很多软件文件夹没有标注资产 ID。很多软件文件夹缺失（很可能是很多未标注的文件夹）。文件夹有名称但没有资产 ID。机器被切换到不同的用户，而文件夹和电子表格没有更新。
我并不是说如果更好地实施和管理这种方法，它就一定不好，但如果我必须花很多时间来修复当前使用的这个系统，我想首先向社区询问其他人是如何管理这个过程的，以防有更简单、更有效的方法。
谢谢。
答案1
在以前的职位中，我们使用了数据库和条形码的组合。当准备一台新机器时，会在其上贴上条形码标签。相应的标签贴在硬质塑料信封上，信封中存放了该机器的所有手册和光盘。然后，在数据库中添加一个条目，列出该机器的用途、办公室和/或部门。
条形码旨在用于更自动化的数据库输入系统（我离开时尚未完成），但标签上也有人类可读的数字，这使我们能够轻松找到特定机器的信封，因为它们是按顺序存储的。
附加软件有点难处理，因为其包装种类繁多。一般来说，我们会将其存放在服务器机房的架子上，贴上标签，注明与之相关的任何信息，例如用户。这可以通过使用编号系统和数据库来改进，但出于某种原因，我们从未进入这一阶段。
答案2
我在一家类似规模的公司工作，我无法强调良好的资产管理系统的重要性——从长远来看，你将节省大量的时间。
一个好的系统将能够将一个程序推送到每台 PC，该程序将定期执行硬件和软件审计并向中央管理控制台报告，让您能够捕获审计之间可能发生的任何变化。它还可以让您将许可证信息与已安装的软件标题相关联，并在您接近或超过任何定义的许可条件时自动向您发出警报。
一个不错的系统可能还有其他附加功能（例如帮助台设施），您可能会选择使用或不选择使用。不过我要提醒您，这样的系统会相当昂贵。
我个人曾经在没有任何初始信息的情况下做过这件事。我现在警告你，如果你选择这条路，这将是一项艰巨的任务，需要很长时间。你将需要重新输入大量信息，但一旦你完成所有设置，我向你保证，这将是无价的，将为你节省大量时间。
答案3
设置香料厂（免费，目前支持广告）在备用桌面上，查看网络上实际安装了什么 - 它将清点 Windows 机器的软件和硬件，并提取一些密钥（MS Office），如果您需要使用相同密钥检查重复安装。根据我的经验，除非有人每月审核它们，否则 Excel 电子表格永远不会保持最新。在将来，尝试购买所有软件的批量许可证密钥，而不是购买具有唯一密钥的实际物理盒子。将所有正在使用的软件保存为 ISO 或大型慢速在线存储中的文件，以便您可以通过网络安装它并轻松搜索它。在网络上保留一个私人文件夹，其中包含与特定版本相关的所有相关证书、许可证密钥和许可证文件。