在我的整个职业生涯中，我遇到过不少电子邮件囤积者......
我管理着一个 100 个用户的环境，其中用户之前拥有 100mb 配额和一个基本的 Cyrus IMAP/Postfix 解决方案。这导致大量本地存储的邮件以及与数据保留相关的问题以及 PC 故障后邮件丢失。
我立即转向使用 Exchange 2010邮件档案（用于发现/归档）并在这种设置下运行了近一年。所有进出邮件都已归档并保留，以符合法规要求。我最初为每个用户设置了 3GB 的邮箱限制。少数用户需要额外的空间来存放他们的工作电子邮件，并且能够证明这一点，所以我做了一些例外。但是，我有一个特别糟糕（但很重要）的用户，他的收件箱目前有 22,000 封邮件，其中 14,000 封未读。这可能不是邮件数量的问题，而是电子邮件的性质；大量的报告、声明和大型 PDF 附件。这也是黑莓用户，所以我怀疑他们根据主题有选择地阅读邮件。用户第一次达到 3GB 的限制，并且不愿意清理邮箱。我处理了他们删除的 3,000 封邮件以保持邮件畅通，但不知道如何教育用户如何组织他们的电子邮件。我可以制定严格的政策，采取强硬态度，也可以坐在用户旁边，帮助分类和清理邮件。无论哪种方式，都无法解决如何帮助教育的真正问题。
这里有没有人能给出一些关于如何处理这种情况的建议？我想要一些示例指南。如果您在公司中使用政策，哪些类型的政策有助于控制人们？
我发现人们使用邮件的方式各不相同，但强迫他们采用特定的组织方式却是一项挑战。我可能不是最好的例子，但我也知道哪些该保留，哪些该删除。
更新- 第一场战斗已经结束，我已经能够通过合理的修剪将用户保持在 Exchange 邮箱限制以下。但是，我重建了用户的计算机，发现一个 17GB 的本地 PST 文件，其中有 6,500 多个子文件夹！用户一直在将邮件复制（而不是移动）到一系列子文件夹中；有时单封邮件会被复制/归档到多个文件夹中。下划线（_）和前缀（az）用于控制文件内文件夹的显示顺序！用户还曾将外发邮件抄送给自己，以便将邮件的收件箱记录归档到本地 PST 的子文件夹中。这绝对是对技术的滥用，也是组织公司数据的一种可怕方式。我将把此事交给业主来处理，因为这现在是公司的一项责任。
答案1
这可能是一个纯粹的管理问题，但根据我的经验，这种决定往往由系统管理员来解释和执行。因此，作为系统管理员，我的工作就是说服管理这里存在问题，应该认真对待，并提出可能有用的管理机制。
我以前的一个雇主有一个 GroupWise 系统，当时它没有任何配额机制（这是很久以前的事了，GW 已经有一段时间了）。所以我们最终采取了同侪压力的方法。每个月我们都会打印一份每个部门最大的邮箱 $X 的报告，并将报告发送给办公室经理。两个月内，前 5 个最大邮箱的平均大小就小了很多。
我发现有些方法可以说服管理层关注这个问题：
定义邮件存储成本
如果您收到“但 Google 确实这样做了”的反馈，请开始制作显示邮件成本的电子表格。管理人员了解成本。您或您通过其购买商品的人需要了解服务器硬件、软件、AV 软件和其他相关成本。据此，您可以为邮件存储分配一个每 MB 的美元数。这样您就可以为 3GB 邮箱和 200MB 邮箱给出一个相当不错的美元价值。
顺便说一句，这就是你在学校学习代数的原因。
这可以有以下三种方式：
- 他们增加了邮件存储支出。他们看到这些数字，意识到投资不足，并投入大量资金以达到“应有”的目标。
- 他们同意对邮件增长施加下行压力，以便更好地控制成本。
- 他们说 %*&!@ 它！走向云端！
产生邮件系统升级费用
如果以上内容超出了您疯狂的电子表格技能，那么制定升级计划以保持领先于存储消耗曲线至少是开始对话的好方法。当他们看到升级需要大笔费用时，他们会问为什么。然后你会告诉他们。当他们问如何避免这种成本时，提到对大邮件用户施加下行压力。
我已完成上述两项工作，以证明购买简单存储设备的合理性。同样的技术也适用于电子邮件，因为您的存储/备份基础设施之上有整个应用程序堆栈。以美元（或选择的货币）为单位是一种很好的方法，可以突出成本和过度放纵的风险。有时，它可能会导致非常重大的战略变化（另请参阅到云端！）有时它可能会破坏资源。
从政治角度来说，提供一些关于如何减少电子邮件消费的建议是个好主意。但这些建议仅供管理层参考，管理层必须真正实施这些建议或说服其他管理人员这样做。
答案2
我们的解决方案非常痛苦。我们的一个合作组织（k12 教育）因诉讼（FOIA）中的发现请求而受到打击。整理大量电子邮件并删除机密部分的成本非常高昂（约 10 万美元），因为保存的电子邮件可能与请求相匹配。我们的律师建议，我们的主管实施了严格的保留政策，以便我们可以限制未来请求的成本。
默认情况下，所有邮件在 45 天后都会被清除。任何因法律原因必须保存的邮件都必须移至托管文件夹。有几个不同的托管文件夹，应用了不同的保留策略。
无论如何，我的观点是，这应该是一个业务决策，而不是 IT 部门抱怨存储问题。尽量明确实际成本，并指出拥有庞大邮箱的潜在成本。然后由执行官根据成本做出决策。
任意分配的配额对于用户来说没有意义。
答案3
我认为这不是你的问题。在我看来这是某个经理的问题。我不认为你需要成为一个强硬的人，但听起来好像有人需要这样做。
用户不受限制地存储电子邮件会给公司带来金钱损失。用户不允许在办公室囤积垃圾邮件——在电子邮件服务器上囤积垃圾邮件又有什么区别呢？
由于性能和备份问题，IT 必须对数据存储设置限制。这些都是真实的、物理的、有形的问题。希望贵公司在 IT 安全、灾难恢复、电子邮件保留、可接受使用等方面的政策能为这些担忧提供一些“约束力”。
如果您确实需要“帮助”用户，我至少会考虑设置 Outlook 规则，根据收到的日期将收到的邮件归档到“2010”、“2011”、“2012”等文件夹中。然后用户（或您）可以每年修剪旧电子邮件。这也会将收件箱文件夹缩小。
我几乎整个“IT 生涯”都是承包商，所以我从来没有为这样的事情而打过政治斗争。如果我有一个“C 级”用户（或者在小型企业中是所有者或所有者的家人）有这样的问题，我可能会最终屈服而不是战斗。我至少会尝试提出一个商业案例，但我可能也会最终放弃，如果他们的囤积最终造成运营困难，我肯定会希望以书面形式提供该商业案例以用于“CYA”目的。
答案4
听起来你有一项正式的政策，员工都知道：存储限制为 3GB，没有特殊情况豁免的正当理由。“我不读邮件”（在我看来）不是一个正当的理由。
需要告知用户的经理，该用户拒绝遵守全公司的 IT 政策，并且你需要准备向 C 级办公室提出业务案例，说明该政策为何合理。（在每个人都有 Gmail 帐户的今天，真正的理由是成本）。
如果此人确实需要额外的空间，他们应该能够向您提供增加配额的书面理由。
除此之外，您还应向接近 3GB 阈值的用户及其经理发送一份 CYA 备忘录（纸质，保留一份副本），详细说明如果用户不减少使用量或提交需要更多空间的正当理由，他们将停止接收邮件。您已经竭尽全力帮助过这个人一次，因此在书面通知之后，采取行动（清理或请求增加配额）就成了他们的责任，否则邮件退回将变成他们的过错。
当此人的邮件被退回时，您要尽一切努力避免事情变得一团糟。